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Perfektion ist mein Feind

Es ist mal wieder passiert. Ich warne jeden Klienten davor, und dennoch bin ich nicht selbst davor komplett geschützt. Ich spreche vom Shiny-New-Toy-Effekt, kombiniert mit dem inhärenten Streben nach Perfektion.

Dem Bären zum Abschied winken

In meiner Jahresreview hatte ich mich, mit der Begründung, dass es weniger Funktionen hat und damit besser ist, wieder Bear zugewandt. Eine wunderbare Software. Optisch schön, tolle Typographie, schnell, guter Sync. Also eigentlich alles, was ich suche. Dafür habe ich mehrere tausend Notizen aus der damaligen Software Obsidian als Textbundle migriert, in Bear importiert, Ordnung geschaffen, einzelne Fehler ausgemerzt… Kurz gesagt: Ich habe für einen kleinen Vorteil viel Zeit verbraucht. Aber Perfektion erzielt, oder?

Das war natürlich nicht alles. Denn da Bear eine properitäre Datenbank nutzt, musste ich auch eine Möglichkeit, Backups schnell zu erstellen und zu automatisieren googeln. Bis das, mittels Kurzbefehl, erledigt war, verging nochmals Zeit. Und last, but not least, viele meiner Notizen enthalten Hashtags, also “#” gefolgt von einem Begriff. Das ist, in manchen Fällen, ein Stilmittel. In Bear allerdings ist es auch das Ordnungsschema, denn die Software hat keine Ordnerstruktur, sondern arbeitet mit (geschachtelten) Hashtags, um die Inhalte zu ordnen.

Es ist ja alles lösbar, und ich habe es gelöst. Auf Kosten von ca. einem Arbeitstag, verteilt auf eine Woche. Und ich liebe Bear wirklich. Die Optik und Geschwindigkeit, die Tatsache dass Tabellen endlich darin funktionieren, es wirkte wie ein “Match made in Heaven”. Nur, die Liebe hielt nicht lange. Ich bin wieder zurück zu Obsidian.

Nicht so schön, aber pragmatisch

Der Grund, warum ich von Obsidian wegging, lag nicht an der Software. Es lag an mir. Ich hatte mich von den vielen tollen Plugins, die talentierte Menschen dafür schreiben, infizieren lassen. Ich probierte immer wieder neue Funktionen aus und mit der Zeit blähte sich meine Installation immer weiter auf. Dass ich vieles davon nicht brauchte, hatte ich richtig gemerkt. Die Flucht war allerdings die falsche Schlussfolgerung.

Mittlerweile bin ich den umgekehrten Weg gegangen. All das, was Obsidian toll macht, ist nämlich uneingeschränkt gültig. Es gibt viele Möglichkeiten, die man nutzen kann (aber nicht muss). Aber in seinem Kern ist es ein Markdown-Editor, der auf ein ganz normales Dateisystem mit Ordnern zugreift. Und das ist wunderbar! Ich kann Hashtags einfach verwenden, denn sie verändern nicht die Ordnung. Die obliegt alleine mir. Und nach Jahrzehnten Erfahrung ist ein Ordnersystem etwas sehr vertrautes. Es funktioniert. Und da ich entscheide, wo der Ordner ist, ist auch das Backup gar kein Problem. Hazel hilft dabei, und synchronisiert einfach den regulären Obsidianordner einmal täglich in einen Backupordner auf meinem NAS – und schon sind meine Daten so sicher wie sie sein können.

Und sollte Obsidian mal nicht mehr funktionieren, die Dateien sind Markdown. Ich kann sie auch einfach so lesen, ohne Software.

Was ich daraus lerne – Perfektion ist, wenn es funktioniert

Perfektion ist mein Feind. Es gibt keine perfekten Tools, und wenn etwas gut funktioniert, muss man es nicht ändern. Ich habe das konkret umgesetzt, indem ich erst noch einmal alle Plugins entfernt habe. Danach habe ich nur diejenigen installiert, die ich für meine Zwecke brauche. Ich werde nun noch ein paar Wochen so arbeiten, und dann noch vielleicht Zotero integrieren, um meine unzähligen Bookmarks, Dokumente und Co an einem Ort zu speichern. Denn Zotero kann ich auch auf meinem NAS ablegen, und habe damit alle Daten gegen Hardwareausfall geschützt, und dank regelmäßiger Offsite-Backups auch vor Komplettausfällen.

Wie schon das Bild in der Küche meiner Mentorin sagt: “Don’t worry about perfection. You’re not going to achieve it.”

Eine Sache werde ich aber bewusst ändern. Todoist, mein langjähriger Begleiter, ist auf der Abschussliste. Die Neuerungen im Interface gefallen mir nicht und die Software wird immer langsamer. Das stört mich mehrmals täglich und behindert mich wirklich. Deshalb habe ich kurz nochmal mit meiner “alten Liebe” Omnifocus experimentiert, tendiere aber aktuell zu Things. Es bedeutet jedoch eine Umstellung, da mein bisheriges Time-Sector inspiriertes System darin nicht auf die gleiche Art und Weise funktioniert.

 

Bildquelle: Mit KI erstellt am 13.03.24

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Update: Mein aktuelles Produktivitätssystem in vollem Detail

Vor langer Zeit schrieb ich einen Beitrag, in dem ich mein damaliges Produktivitätssystem mal in etwas größerer Tiefe vorgestellt habe. Drei Jahre später kam dann ein Update, das nun auch schon wieder zwei Jahre alt ist. Anfang 2022 kam dann noch der Prozess meiner Jahresplanung dazu. Dieser hat auch Bestand. Allerdings hat sich mein System weiterentwickelt. Deshalb gibt es heute mal einen umfangreichen Updateartikel.

Was verstehe ich unter persönliche Produktivität?

Bei solchen Artikeln sollte man immer zwei Dinge voranschieben. Zuallererst, es handelt sich hier um mein System. Das bedeutet, es muss nicht für Dich passen. Ich behaupte nicht, dass es das beste ist. Ich behaupte nicht mal, dass es besser als andere ist. Und schon gar nicht, dass es irgendwelchen Methoden folgt. Ganz im Gegenteil, es ist ein Mix aus verschiedenen Elementen verschiedener Methoden mit vielen kleinen Änderungen durch mich.

Was ich gerne behaupte ist, dass ich gut damit klar komme und effektiv bin.

Das zweite, das man vorab klären sollte, ist, worüber man spricht. Ich spreche, wenn ich “Persönliche Produktivität” sage, von diesen vier Bereichen:

Und genau über diese Bereiche spreche ich, wenn ich Euch meinen Arbeitsprozess vorstelle.

Der Einstieg: Globale Inbox

Egal, was mir so im Laufe des Tages begegnet – es wandert alles in eine einzige Inbox. Zu diesem Zeitpunkt ist absolut nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Es könnte eine Aufgabe sein, ein neues Projekt, eine Idee, ein Stück Wissen, oder es könnte Müll sein.

Diese Entscheidung treffe ich später. Mir ist zuerst mal wichtig, dass ich alles ablege. Und das passiert häufig. Irgendwo zwischen 30 und 100 Items wandern pro Tag in diese Inbox. Ich nutze hierfür Todoist. Der Hintergrund dafür ist, dass ich zwei Features der Software sehr schätze. Zum Einen die Erkennung natürlicher Sprache, zum anderen die Möglichkeit, geteilte Listen zu haben.

Die Funktion, die ich für die globale Inbox benutze, ist allerdings nicht exklusiv. Die allermeisten Softwarelösungen für Aufgabenmanagement haben sie: Den globalen Tastatur-Shortcut. Egal, was ich gerade tue, oder in welchem Programm ich bin, das Drücken von “Control + Leertaste” öffnet sofort ein kleines Eingabefenster und ich kann darin etwas in meine Inbox werfen.

Diese Funktion alleine, und natürlich ihre Nutzung, behaupte ich, würde neun von zehn Menschen massiv viel effektiver machen. Denn während man etwas tut, wird man oft unterbrochen oder es kommen einem eigene Gedanken. Immer, wenn das passiert, wandert es bei mir in die Inbox. Ein paar Beispiele:

  • Oh, der Rasen ist aber lang. Vielleicht mal wieder mähen
  • Der Mitarbeitende kommt durch die Tür und bittet um einen Gesprächstermin – gut, dass ich später darauf zurückkommen kann, ohne meine Arbeit zu unterbrechen
  • Beim Schreiben eines Blogs kommen mir Ideen für weitere Beiträge. Dank Inbox gehen sie nicht verloren

Das sind alles reale Beispiele aus meinem Alltag, wie sie täglich dutzendfach vorkommen. Ob man dafür nun ein Listentool, oder ein Notiztool präferiert, spielt eigentlich keine Rolle. Wichtiger ist, dass alles sicher und sofort an einen einzigen Ort gebracht wird.

Die Verarbeitung

Zwei bis drei Mal pro Tag verarbeite ich dann alle Einträge in meiner Inbox. Hier orientiere ich mich dann stark an “Getting Things Done” (GTD). Ich entscheide in diesem Moment, worum es sich handelt:

  • eine Aufgabe
  • ein Projekt
  • ein Termin
  • nützliches Wissen
  • Gesprächsthema mit einer Person
  • Eine Idee, die vielleicht irgendwann nützlich wird
  • Müll

Je nachdem, was es ist, passiert dann etwas mit dem Eintrag:

1. Aufgaben wandern in mein Task Management
2. Projekte gehen in eine seperate Projektliste
3. Termine gehören in meinen Kalender
4. Wissen gebe ich in die Inbox meines Knowledge Management (dazu später noch etwas mehr)
5. Gesprächsthemen wandern entweder auf eine dauerhafte Themenliste pro Person (z. B. mit meinen Abteilungsleitern) oder als Gesprächsaufgabe in mein Task Management
6. Ideen finden auf einer Ideenliste Platz
7. Müll wird gelöscht

Ab diesem Moment (oder, streng genommen, schon in dem Moment) weiche ich allerdings von reinem GTD ab. Denn das von David Allen entwickelte Framework arbeitet de facto ausschließlich mit Listen, während ich z. B. meine Projekte oder Gesprächsthemen eher in dauerhaften Notizen verwalte. Dieser Unterschied ist noch geringfügig, aber im Task Management werde ich Herrn Allen auch untreu.

Task und Project Management

In “Getting Things Done” empfiehlt David Allen, die Aufgaben nach Kontext, Area of Focus und Projekt filterbar abzulegen. Das ergibt durchaus auch Sinn – was er dagegen explizit nicht empfiehlt, ist eine Form zeitlicher Zuordnung. Das ist auch, wenn man sein Buch liest, aus seiner Sicht in Ordnung.

Allerdings spielen in meinem Leben zeitliche Faktoren durchaus eine Rolle. Viele Dinge sollten in bestimmten Zeiträumen, wenn auch nicht zwangsläufig an bestimmten Tagen, stattfinden. Carl Pullein und sein Time Sector System haben sich in meiner Lebensrealität als sehr hilfreich erwiesen. Ich kombiniere in meiner Realität beide Systeme. Hier mal ein Blick auf meine Projektleiste in Todoist:

Die ersten vier Einträge, sowie spätere Projekte, sind eins zu eins aus Carl Pulleins System entnommen. Für mich hat es sich als nützlich erwiesen, alle zukünftigen Monate (als Subprojekte unter Längerfristig) in meinem System zu haben, und den aktuellen Monat nach diese Woche, kommende Woche und Rest des Monats aufzuteilen. Da ich bei den allermeisten Aufgaben abschätzen kann, wann sie ungefähr stattfinden müssen, wandern Aufgaben auch meist da hinein. Der absolute Schwerpunkt sind diese und die kommende Woche.

Längerfristig, als Beispiel: Wenn ich einen Menschen einstelle, und mit ihm nach bestandener Probezeit eine Gehaltsanpassung vereinbare, kann ich das jetzt schon ablegen – in den Monat, in dem ich hierüber die Entscheidung treffe. Wenn also dieser Monat kommt, und ich die Aufgaben daraus in meine kurzfristigere Planung übernehme, wandert die Aufgabe (dann natürlich konkretisiert) in meine aktuelle Planung. Bis dahin kann sie erst mal als Reminder an der richtigen Stelle liegen.

Wie man sieht, gibt es noch andere Fälle:

– Blog Content Pipeline: Immer, wenn ich eine Idee für einen Blog habe, kommt diese in das Projekt. Die bewusste Trennung erlaubt mir Fokus, da ich tendenziell gebündelt Blogs schreibe
– Routines: Jede Aufgabe, die auf irgendeine Art wiederkehrend ist, lege ich hier ab. Dabei versehe ich sie auch mit dem konkreten Rhythmus, wobei Todoist und seine Texterkennung hier wunderbare Dienste leisten (zum Beispiel “Alle zwei Wochen ab 1.10.22 Müll rausstellen” wird automatisch in eine Aufgabe “Müll rausstellen” mit zweiwöchiger Wiederholung und erster Fälligkeit am 1. Oktober umgewandelt)
– Lists: Hier finden die Informationen Platz, die ich mit anderen teilen will. Restaurantempfehlungen, Reiseziele und -ideen, kleine Reminder und vieles mehr, auf das nicht nur ich Zugriff haben soll. Deshalb sind die Unterprojekte von Lists auch tendenziell geteilte Projekte

Aber wo bleibt denn GTD?

Wer meinen Blog länger liest weiß, dass ich ein großer Freund von GTD bin. Und auch wenn ich meine Aufgaben, oberflächlich betrachtet, nicht GTD-konform ordne, so ist GTD doch immer präsent. Wenn man sich irgendeines der Monats- oder Wochenprojekte anschaut, sind sie alle in einer Kanban-Sicht angezeigt und in vier Listen unterteilt:

Diese vier Listen (11elements, Privat, Side Business und Ehrenamt) entsprechen meinen Areas of Focus, also meinen Lebensbereichen. Da ich alle Projekte nach diesem Schema aufgebaut habe, ist auch das Verschieben von Einträgen nie ein Problem, denn ob im Dezember, in diese Woche oder im Rest des Monats, die vier Lebensbereiche tauchen überall auf. Man könnte das sicherlich noch feiner unterteilen, aber die Zahl vier hat sich für mich als gut erwiesen. Es passt alles, gut lesbar, auf einen Bildschirm, das Scrollen ist minimiert.

Selbst die Kontexte aus GTD sind bei mir vorhanden. Allerdings sehr sparsam. Ein Kontext wie “at computer” ergibt in meiner Realität keinen Sinn. Ich habe immer eine Art Computer (oder ein Telefon) zur Hand, wodurch derartige Kontexte an Wert verlieren. Einige nutze ich allerdings, und zwar mit Hilfe der Funktion Tags in Todoist. Konkret, ich habe folgende Tags aktuell noch in Nutzung:

– Call/Text: Für Anrufe oder Nachrichten, bei denen ich auf jemand zugehen möchte
– Agenda: Für Dinge, die ich konkret mit einer Person besprechen will
– Mail: Für E-Mails, die ich schreiben muss
– Waiting For: Dinge, auf die ich warte

Und hier kommt die Magie von Suchfunktionen zur vollen Entfaltung! Alle diese Kontexte sind, in den meisten Fällen, personenbezogen. Dadurch, dass ich für alle Personen das gleiche Schema verwende (in meinem Fall: Jan Hossfeld, also die Abkürzung “JaHo:” voranstelle), kann ich die Suchfunktion nutzen, sobald ich mit der Person spreche oder mich mit allem, was sie betrifft, beschäftigen möchte. Ich gebe einfach “JaHo:” in das Suchfeld ein und erhalte automatisch eine Liste aller Einträge. Seien es Gesprächsthemen, Dinge auf die ich warte, oder Mails die ich noch an die Person schicken muss.

Zusätzlich kann man auch global auf einen Tag filtern, also alle offenen Agendas anzeigen lassen, oder alle Dinge, auf die man wartet.

Projekte pflege ich woanders

Die Überschrift der Listen in Todoist (“Projekte”) legt schon nahe, dass viele Menschen ihre Aufgaben projektweise anordnen. Das habe ich auch lange gemacht, nutze aber mittlerweile ein anderes System. Projekte wandern in eine dauerhafte Notiz in meinem Notizwerkzeug. Genauer, eigentlich in zwei Listen. Meine Jahresplanung hat als Output ja eine Projektliste. Wie es so schön heißt, kein Schlachtplan überlebt den ersten Feindkontakt. So ist es mit Projekten auch.

Deshalb habe ich meine Projektliste aus der Jahresplanung abgelegt, und arbeite im Laufe des Jahres mit einer Kopie davon. So kann ich beim nächsten Jahresreview besser beurteilen, wie gut oder stabil mein Plan war, was ich daraus lerne und wie ich dann das nächste Jahr besser planen kann.

Diese Projektliste sichte ich einmal pro Woche und stelle dabei sicher, dass jedes aktuelle Projekt auch mindestens eine konkrete Aufgabe in meinem Task Management hat, wenn es ansteht. Das ist auch wieder, ganz klassisch, GTD – mindestens der “next step” muss bekannt sein. Der Rest ergibt sich meistens, wenn man ihn angeht.

Knowledge Management

Vielleicht einer der gößten Bereiche, die es aktuell gibt, und auch einer, bei denen es eine Masse von Werkzeugen und Methoden gibt, die allesamt als “das richtige” angepriesen werden. Auf Dauer hat mich weder ein spezifisches Werkzeug, noch eine Methode komplett begeistert. Und deshalb ist mein Knowledge Management, analog meinem Task Management, ein wilde Mischung aus verschiedenen Methoden.

Aber lass mich von vorn beginnen. Mein aktuelles Werkzeug der Wahl für Bloggen, Notizen, Wissen und vieles mehr ist Obsidian.

Die Entscheidung hat technische und pragmatische Gründe. Obsidian speichert alle Inhalte als einfache Dateien im Filesystem. Export, Toolwechsel und Datensicherung sind damit so simpel, wie es nur geht. Zudem ist es dank vieler Plugins auf die eigenen Präferenzen und Bedürfnisse anpassbar. ABER: Solche Tools sind konfigurationslastig! Wer “einfach nur Zeug festhalten” will, findet viele einfacher zugängliche Systeme.

Deshalb möchte ich lieber darauf eingehen, was in meinem System passiert. Aufmerksame Leser erkennen vermutlich die Ordnerstruktur. Sie ist angelehnt an PARA von Tiago Forte. Zusätzlich benutze ich auch noch Tags um bestimmte Themen in Inhalten festzuhalten. Aber im Großen und Ganzen arbeite ich mit Ordnern.

– Inbox: Hier wandert jede neue Notiz erst einmal hinein und durchläuft dann entsprechend eine Verarbeitung. Wenn die Notiz abgeschlossen ist, wird sie entsprechend einsortiert
– MOCs: Ich habe ein wenig mit Zettelkasten als Methode experimentiert. Darüber hatte ich auch mal gebloggt. In einem reinen Zettelkasten-System ergeben sogenannte “Maps of Content” viel Sinn. In meiner Realität sind sie eher Überbleibsel des Experiments. Einige nutze ich noch, darunter meine Blog-MoC. Der Rest wird eher nicht gepflegt
– Goals: Hier verweise ich gerne auf meinen Beitrag zu meiner Jahresplanung – das Ergebnis davon findet sich in diesem Ordner.
– Areas of Focus: Hier wird es erstmals interessant. In diesem Ordner befinden sich mehrere Subordner zu Verantwortungsbereichen – effektiv also die detailliertere Variante der vier AoF in meinem Taskmanagement. So gliedert sich meine Arbeit als Geschäftsführer der INFOsys Kommunal GmbH hier in Unterordner wie Datenschutz, Allgemeines Management, Teamentwicklung oder Infrastruktur. Ähnlich verhält es sich mit privaten, ehrenamtlichen oder Nebentätigkeiten. Sofern es Verantwortungsbereiche sind, die kein festes Ziel oder Enddatum haben (hier orientiere ich mich wieder an Tiago Forte), liegen die Notizen und Informationen dazu in diesem Ordner
– Projects: Umgekehrt ist es mit Dingen, die ein festes Ziel oder Enddatum haben. Projekte haben hier einen Unterordner (meist mit Präfix der Nummer des Monats, in dem ich sie auch geplant habe; Jahresprojekte haben das Präfix “00”), in das alles an Projektnotizen und Material hineinwandert
– Ressourcen ist meine echte Datenablage. Meetingprotokolle, mein Tagebuch, meine Blogs, gespeicherte Artikel und Literatur-Highlights sowie vieles andere findet darin Platz. Wer genauer hinschaut, sieht einen Unterordner “Zettel“. So ganz habe ich mich nämlich nicht von Zettelkasten verabschiedet. Wissen über meine Hauptthemen (Leadership, persönliche Produktivität und ein paar andere) lege ich nämlich als echte Zettel hier drin ab. Es sind also atomare (lies: “Einzelstatements” bzw. “Ein Stück Wissen pro Zettel”) Notizen mit Quellenangabe, Tag und Verlinkung zu anderen Zetteln oder Inhalten – plus meine eigenen Gedanken dazu. Aus diesem Unterordner entsteht die absolute Mehrzahl meiner Blogs
– Attachments und Archiv sollten selbsterklärend sein

Der Prozess in meinem Knowledge Management

Je nachdem, worum es geht, habe ich verschiedene Arbeitsprozesse in meinem Knowledge Management, die allermeisten durch Templates unterstützt.

1. Notizen mit Bezug zu einem Verantwortungsbereich oder einem Projekt bekommen einen aussagekräftigen Titel, sind aber sonst in ihrer Form frei. Ich lege sie, sobald ich fertig bin, im entsprechenden Ordner ab und habe somit alles auf einen Blick. Dabei beginnen alle Notizen immer mit dem Datum im Format YYYYMMDD. Das ist pragmatisch, weil ich sie dann einfach nach Datum sortiert sehe – und bei Ausfall meines Systems auch im Dateisystem einfach sortieren kann. Zudem spielen für viele Dinge in meinem Leben die Daten eine wichtige Rolle. Wenn Du mich also fragst, “was ist denn am 04. April 2021 alles bei Dir so gewesen” kann ich das vermutlich in wenigen Sekunden genau sagen.

2. Formatierte Notizen sind bei mir solche, die sich immer wiederholen, zumindest in ihrer Form. 1on1s mit meinem Team, Meetingprotokolle, mein Tagebuch, all das hat eine feste Form. Dafür habe ich ein Template, das dann nur noch ausgefüllt wird. Das Template beinhaltet aber ebenfalls das Datum im oben beschriebenen Format.

3. Quellen und Buchhighlights, zum Beispiel aus dem Kindle exportiert, lege ich im Originalformat ab. Ich ergänze lediglich eine Art “Metadaten-Block” am oberen Ende mit Autor, Originallink und Datum, sowie Tags wo es Sinn ergibt. Diesen Prozess habe ich mit einem Clipper im Browser und einem Plugin zum Import von Kindle-Highlights quasi automatisiert. Das könnten Rezepte aus dem Internet sein, ebenso wie Artikel zu Leadership. Die Tags und ggf. Ordner sorgen dafür, dass ich bei Bedarf alles finde.

4. Wissensnotizen oder Zettel sind das, was entsteht, wenn ich die Quellen und Highlights verarbeite. Wichtige Kerngedanken halte ich jeweils in einer eigenen Notiz fest. Auch hierfür habe ich ein Template bzw. ein Plugin, um direkt aus der Quelle zu extrahieren. Dabei nutze ich die Zettelkastenmethodik, indem ich nicht nur einfach das Zitat auf eine Notiz schreibe, sondern das, was ich so behaltenswert finde, in eigene Worte fassen, zusätzliche Gedanken festhalte und bei der Gelegenheit auch Verlinkungen zu anderen Zetteln oder Notizen herstelle. Parallel dazu entstehen oft Gedanken für neue Blogs, die dann per “Control + Leertaste” in meine Inbox wandern (siehe oben). Wenn ich dann den Blog schreibe, reicht ein Blick auf den Zettel, um praktisch 50% des Contents schon zu haben.

Abgeschlossene Projekte verschiebe ich einfach komplett mit ihrem Unterordner ins Archiv. So bleibt das Wissen erhalten, aber blockiert nicht die Sicht auf aktuelle Dinge. Der Schwachpunkt meines Systems ist sicherlich der Teil mit den Zetteln. Das sind mittlerweile recht viele, und da ich die Maps of Content nicht gepflegt habe, leidet die Übersicht. Ich behelfe mir dann mit der grafischen Darstellung, die Obsidian bietet, um bei Bedarf die Verbindungen zu sehen und per Klick auch direkt aufrufen zu können:

Kommunikation und Kollaboration

Nun arbeitet man ja meist selten ohne Interaktion mit anderen. Das ist ja auch gut so. Allerdings kann fehlerhafte Kommunikation und Kollaboration massive Einbrüche der eigenen Effektivität zur Folge haben. Deshalb ist mein Prinzip asynchrone Kommunikation first. Ich bevorzuge generell die Option, mich zu einem Zeitpunkt meiner Wahl mit Kommunikation zu beschäftigen. Deshalb läuft bei mir viel über Chat oder E-Mail (die, entgegen aller Vorurteile, absolut nicht tot ist, sie hat einige Vorteile). Nur wenn etwas wirklich kritisch ist, sollte man zum Telefon/Teams-Anruf greifen. Das ist aber dann auch sinnvoll. Die meisten Dinge jedoch haben Zeit und können damit strukturiert werden.

Wie ein Chat funktioniert, muss ich, denke ich, nicht erläutern. Ich nutze meist Teams von Microsoft.

E-Mails dagegen sind spannend. Denn auch bei E-Mails gibt es eine Inbox, und da kann man sehr viel Effektivität reinbringen. Zuallererst gilt das gleiche Prinzip, das ich nun schon mehrfach beschrieben habe: Meine Inbox ist ein Briefkasten. Dinge kommen an. Das heißt nicht, dass ich ihn dauernd leere. Vielmehr tue ich das 2-3 Mal pro Tag. Und einen Teil davon mache ich nicht mal selbst. Der Vorteil von Mailclients (in meinem Fall Microsoft Outlook) ist, dass sie viele Funktionen bereitstellen, um Dinge automatisch zu sortieren.

Ich habe mir, für meinen Use Case, deshalb drei wichtige Ordner, sowie ein paar weniger wichtige, angelegt:

Neben denen auf dem Bild gibt es noch einen Ordner CC, sowie spezielle Ordner für Großkunden. Daneben habe ich die Standardkategorien, die es in Outlook gibt (blaue Kategorie, rote Kategorie, etc.) gelöscht und durch eigene Kategorien ersetzt. Beispiele dafür sind Datenschutz, Steuerung, Bewerbung und noch einige mehr. Du erkennst, es bezieht sich, wieder, auf meine Verantwortungsbereiche.

Mit Hilfe des Regelsystems passiert bei meinen Mails nun jede Menge automatisch, bevor ich sie auch nur anfasse. Ich filtere Mails nach verschiedenen Kriterien:

– Absender: Für Bewerbungen oder Rechnungen habe ich spezielle Mailadressen angelegt. Durch eine Regel können diese kategorisiert und in den entsprechenden Ordner verschoben werden
– Betreff: Bewerbungen haben, neben potentiell einer speziellen Empfängeradresse, auch meist das Wort “Bewerbung” im Betreff. Damit werden sie kategorisiert und in den Ordner “Handlung erforderlich” geschoben
– Anhang: Es gibt bestimmte Daten in einem festen Format, die ich regelmäßig bekomme. Auch hier lasse ich kategorisieren und verschieben
– CC: CC heißt, dass ich über etwas informiert werden soll, aber keine Handlung erforderlich ist. Dementsprechend lasse ich Mails, in denen ich CC bin, in den gleichnamigen Ordner schieben

Mit allem, was dann noch übrig bleibt, kann ich dann manuell ähnliche Dinge tun. Realistisch wird das meiste übriggebliebene direkt archiviert oder gelöscht. In meinem Taskmanagement ist eine tägliche Routine “Handlung erforderlich prüfen” hinterlegt, so dass keine Mail, bei der ich etwas tun muss, sehr lange unbearbeitet bleibt. Mein Ziel ist es immer, am Ende des Tages Inbox Zero zu erreichen.

Templating

Mein ganzes System wird, an verschiedenen Stellen, durch Templating unterstützt. Ich benutze dafür im Wesentlichen die Software Textexpander, in die ich so ziemlich alles, was sich wiederholt, als Vorlage eingebe. Das beginnt bei kleinen Schnipseln wie meiner E-Mailadresse und geht hin bis zu ganzen Texten über mehrere Seiten.

Einige Beispiele:

– Statt meine volle Mailadresse irgendwo einzutragen, gebe ich nur ;inkomail ein, und sie erscheint
– Leider muss ich auch oft Bewerbungsabsagen verschicken. Dank ;absage fragt mich Textexpander noch nach Geschlecht und optionalem Block, ob ich die Unterlagen gerne aufheben möchte, und fertig ist die Mail
– Mein Tagebuch hat immer das gleiche Format. Beginne ich also in Obsidian in der Titelzeile und gebe ;journalmd ein, wird das aktuelle Datum ebenso ausgefüllt, wie die gesamte Vorlage im Körper der Notiz
– Das gleiche gilt für Weekly Reviews, der Befehl ;weekly füllt die Vorlage aus, sogar automatisch mit den korrekten Daten der Woche, die betrachtet wird, da man auch Daten in Textexpander-Vorlagen manipulieren kann

So sieht es beispielsweise aus, wenn ich in eine Notiz ;protokoll eingebe:

Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Das wichtigste Take-Away ist: Versuche einfach so vieles wie möglich zu standardisieren und automatisieren. Aber erst, wenn die anderen Teile Deines Systems passen. Sonst kommst Du ganz schnell in den “Toolporn” und beschäftigst Dich viel mehr mit der Optimierung des Systems, statt damit, etwas zu tun.

Das Review

Dieser Beitrag ist schon sehr lange. Und ähnlich lang werden Deine Projektlisten, Aufgabenlisten, Notizen und Termine sein. Ein Punkt, den GTD exakt richtig erkannt hat, ist das Thema Review. Und zwar regelmäßig. Ich gehe mein System jede Woche nach einem festen Schema durch, entferne obsoletes, verarbeite nicht verarbeitetes und habe währenddessen noch einige Ideen. Das ganze unterstütze ich mit einem Trigger in meinem Aufgabensystem (“Jeden Freitag Zeit für mein Weekly!”) und einem fix und fertigen Template, das alle Schritte dieses Reviews beinhaltet:

Damit ist sichergestellt, das mein System zu jedem Zeitpunkt vertrauenswürdig und nutzbar ist. Hier stimme ich David Allen voll und ganz zu: Ohne regelmäßige Reviews ist Dein System nutzlos.

Puh, das war viel

Das hier war mit Abstand der längste Blog, den ich je geschrieben habe. Ich hoffe, Du findest darin Anregungen, die Dir helfen.

Allerdings, noch einmal zum Abschluss der Disclaimer: Ich habe Dir heute, in großem Detailgrad, mein System vorgestellt. Es passt für mich. Dein System muss für Dich passen! Dabei kann ich Dir auch helfen – schau einfach mal hier hinein.

 

Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links.

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Mein GTD-System – und der lange Weg dahin

UPDATE: Stand September 2022 gibt es einen neuen Beitrag mit vielen Updates zum Thema unter https://www.janhossfeld.de/blog/update-mein-aktuelles-produktivitaetssystem-in-vollem-detail/

 

In einem vergangenen Beitrag habe ich über Getting Things Done® (GTD) geschrieben. Dabei habe ich es mit Bullet Journaling verglichen und einen groben Überblick über beide Systeme gegeben.

Auf diesen Artikel bin ich vielfach angesprochen worden. Viele wollten wissen, mit welchen Werkzeugen ich GTD betreibe. Diese Frage will ich deshalb heute beantworten.

Der Weg zum passenden System ist lang

Gibst Du „GTD Tool“ in Google oder im bevorzugten App Store ein, wirst Du mit dutzenden oder hunderten Ergebnissen erschlagen. Wie Du Dich vielleicht erinnerst, es gibt bei GTD drei Bereiche, die Du mit Werkzeugen abdecken kannst: Deine Listen, Deinen Kalender und Dein Referenzsystem (lies: Datenablage).

Und selbst für jeden dieser Bereiche gibt es in sich schon unzählige Lösungen. David Allen, der Erfinder von GTD, hat für einige bekannte Softwaretools Anleitungen zur Implementation der Methode geschrieben, die Du kaufen kannst. Darunter sind beispielsweise Outlook, Evernote oder OmniFocus.

Die erste Vorstellung, die Du leider ablegen musst: Es gibt nicht das richtige System. Die erste Erfahrung, die ich gemacht habe, ist, dass Du viele ausprobieren musst. Manchmal auch mehrmals. Irgendwann wirst Du das für Dich passende Setup haben. Und selbst dann wirst Du regelmäßig daran feilen. Dabei hilft die Erfahrung in der Anwendung des Systems. Lass uns also einen Blick auf die einzelnen Komponenten werfen, und wie ich dazu kam – das ist wichtig, damit Du auch weißt, worauf Du für Dich vielleicht achten kannst!

Der Kalender

Ein Kalender ist bei GTD der Ort, an dem Du unverrückbare, definitiv zu diesem Zeitpunkt stattfindende Ereignisse niederlegst. Das steht im Gegensatz zu Deinen Listen, die mehrheitlich als „asap“, also ohne Termin, sondern sobald wie möglich abgearbeitet werden sollen.

Methodisch ist das sehr, sehr wichtig. In Deinen Kalender kommen nur klare Termine. Nichts anderes. Ich weiche insofern davon ein wenig ab, indem ich für bestimmte Themengebiete, bspw. Read/Review (dazu gleich noch mehr) Zeitblöcke reserviere. Diese nehme ich dann aber genauso ernst, als sei es ein Termin mit Dritten.

Über die Frage, ob auf Papier oder Digital trifft David Allen keine Aussage. Ich empfehle ganz klar digital. Alleine schon deshalb, weil die meisten von uns vermutlich einen solchen an ihrer Arbeitsstelle haben. Zudem ist es schlicht viel angenehmer und einfacher, mit Planänderungen umzugehen.

Die Klassiker reichen meist aus

Beim Kalender hielten sich meine Experimente in Grenzen: Outlook habe ich lange eingesetzt. Seit meinem Umstieg auf einen Mac habe ich mehrheitlich einfach die Standardkalender-App des Betriebssystems genutzt. Ich pflege mehrere Kalender, darunter zwei auf unserem Exchangeserver und mehrere über iCloud. So kann ich verschiedene Bereiche meines Lebens auch farblich direkt überblicken und die Einträge zuordnen.

BusyCal im Einsatz

BusyCal im Einsatz

Da leider sowohl Kalender als auch Mail Applikation von Apple eher stiefmütterlich behandelt werden, habe ich vor wenigen Tagen auch hier einen Wechsel durchgeführt. Ich benutze nun BusyCal und bin sehr zufrieden. Fantastical 2 ist ebenfalls eine gangbare Alternative. Beide kommen deutlich besser mit Exchange klar, als das Apple-Produkt. Den Ausschlag für BusyCal gab für mich dessen besserer Umgang mit freigegebenen Exchangekalendern, zum Beispiel von Teammitgliedern, und die nüchternere Oberfläche.

Das Herzstück: Die Listen

Wo es beim Kalender noch einfach war, wird es hier kompliziert. Es gibt so unglaublich viele tolle Produkte, mit denen Du Listen pflegen kannst. Nur um einige mal zu nennen, da wären zum Beispiel Wunderlist, Todoist, Nozbe, Asana, Remember the Milk (RTM) und viele weitere mehr.

Fast jedes Produkt hat eine Eigenheit oder einen Schwerpunkt, der es einzigartig macht. Asana beispielsweise ist für Teams gedacht und erlaubt zusätzlich Deine persönlichen Listen. RTM und Nozbe sind bewährte langlebige Systeme. Wunderlist ist ein neueres System, das verstärkt auf Hashtags zur Ordnung setzt. Die Liste lässt sich endlos weiterführen.

Ich selbst habe mit Thinking Rock (TR) meine ersten Schritte gemacht. Das Programm ist plattformunabhängig und unglaublich hässlich. Allerdings hat es einen großen Vorteil: Es folgt hart der GTD-Methode, es erzwingt sie sogar. Für mich als Anfänger war das sehr hilfreich. Es versucht sogar noch mehr, denn es verwaltet nicht nur Listen, sondern es beinhaltet auch eine Möglichkeit, Deine Ziele anhand von GTD zu definieren (und diesen dann Projekte und Aufgaben zuzuordnen) und es erlaubt auch das Ablegen von Referenzmaterial. Mit TR habe ich etwa ein halbes Jahr verbracht. Der Wechsel erfolgte dann, als ich mich mit GTD etwas sicherer fühlte und mehr Freiheiten gesucht habe. Die bietet das Produkt nämlich nicht. Es erfordert langwierige Konfiguration, und schöner wird die Oberfläche nicht.

Meine Tour durch den App Store – mit klarem Sieger

Als nächstes habe ich dann alle möglichen Produkte ausprobiert. In einschlägigen Foren gibt jeder gerne seine Empfehlung ab. Wunderlist war schnell und auf allen Geräten synchron. Allerdings fehlen mir darin Ordnerstrukturen. Asana trennte künstlich meine persönlichen Listen von Teamlisten. Ich hätte mir einen Gesamtüberblick gewünscht. Nozbe gefiel mir von der Oberfläche und der Konfigurierbarkeit der Ansichten her nicht. Es folgten noch einige weitere, ich erinnere mich nicht mal mehr an alle Namen. Eine besondere Erwähnung verdient in jedem Fall Evernote, mit dem mich eine Hassliebe verband. Als plattformübergreifendes Werkzeug ist es nämlich toll. Man kann damit auch GTD machen, es gibt eine offizielle Anleitung. Allerdings sehe ich EN eher als Option für ein Referenzsystem – deshalb wird es in diesem Beitrag auch noch einmal Erwähnung finden.

OF-Beispielbild - Copyright by OmniGroup

Beispielbild – Copyright by OmniGroup

Gelandet bin ich letztendlich bei Omnifocus 2. Das Produkt ist exklusiv für Applesysteme und es ist sehr teuer. Schließlich möchtest Du bestimmt, wie ich auch, das gleiche System auf Deinem Smartphone haben. Herzlichen Glückwunsch, das bedeutet den Kauf zweier Produkte! Allerdings habe ich das bis heute, also nach fast anderthalb Jahren Einsatz, nie bereut. Warum? Nun, OF ist gleichzeitig mächtig und flexibel, und dennoch übersichtlich. Es gibt Dir einige Ansichten vor und erlaubt Dir, andere selbst hinzuzufügen und zu definieren. Du kannst Projekte in Ordner schachteln (sehr nützlich, um beispielsweise Lebensbereiche voneinander zu trennen) und die Software hat eine eingebaute Reviewfunktion für Projekte – perfekt also, um Dein Weekly Review durchzuführen. Alles in allem ein sehr gelungenes Produkt. Für mich war noch entscheidend, dass ich die Synchronisation der Geräte nicht über einen Cloudservice des Anbieters machen muss, sondern via WebDav über mein NAS zu Hause.

Ein paar Worte zu Kontexten

Wer das Buch von David Allen liest, kommt automatisch auch zu Kontexten (die auch in OF integriert sind). Die ursprüngliche Idee des Autors war, dass man durch Kontexte und deren Zuordnung Projekte und Aufgaben nach Ort bzw. Arbeitsmittel zusätzlich strukturieren kann. Ein Beispiel: Du bist zu Hause und willst wissen, was alles hier ansteht. Du rufst also die Sicht in Deiner Software auf, die alle Einträge mit dem Kontext „at home“ zeigt, und hast Deine Antwort. Analog empfahl Allen zum Beispiel „at office“, „errands“ (für Besorgungen) oder „at computer“.

Meine Erfahrung ist, dass das für mich so nicht funktioniert. Die allermeisten Dinge sind bei mir weder orts- noch arbeitsmittelabhängig. Ich arbeite meist mit Notebook oder Smartphone, beides habe ich überall dabei. Ein Telefon ist auch immer vorhanden. Insofern habe ich viel gegoogelt und experimentiert. Zeitweise habe ich bei Kontexten mit weniger Orten, teils ganz ohne gearbeitet. Inzwischen habe ich eine gute Mischung für mich gefunden. Neben einigen aus dem Buch (calls, mail, read/review, agendas und waiting for) habe ich sie noch um Energielevel/Auswirkung ergänzt (focus, kleinkram, spaß, zu überdenken). In dieser Kombination funktioniert es für mich gut, wobei vor allem erste Gruppe intensiv genutzt wird. Es hat etwas magisches, wenn Du kaum noch etwas vergisst und spontan sagen kannst „Schön, dass ich Dich sehe. Ich habe noch fünf Themen offen, über die ich mit Dir sprechen möchte. Zudem warte ich bei drei Dingen auf Rückmeldung von Dir“. In der zweiteren gäbe es sicherlich noch Raum für Verbesserungen, da die Kontexte nicht immer trennscharf sind.

Das Referenzsystem: Ein Teil analog…

Der dritte Teil eines guten GTD Setup ist die Ablage für alles, was weder Projekt noch Aufgabe ist, aber auch nicht in den Müll gehört. Obwohl ich es gerne hätte, kann ich hier leider noch nicht ganz digital arbeiten. Es erreichen mich immer noch viele Dinge auf Papier. Sie alle zu digitalisieren ist denkbar, aber angesichts der Verteilung (90% digital, 10% Papier) auch nicht zwangsläufig nötig.

Für den Papierkram habe ich einfach David Allens Rat befolgt und ein Hängeregister in einer Schublade untergebracht. Darin hängen Taschen, die entsprechend beschriftet sind, und passendes Material wird darin einsortiert. Für mich reicht das aus. Dementsprechend habe ich neben meiner digitalen Inbox in Omnifocus auch eine physische Inbox in Form einer normalen Dokumentenablage.

…ein Teil digital

Für den weitaus größeren Teil meiner Daten, die zum Beispiel Referenzmaterial für Projekte, Notizen oder schlicht lesenswerte Artikel sind, habe ich vor allem zwei Systeme ausprobiert. Das erste ist Evernote (EN). Ich sagte es ja bereits, damit verbindet mich eine Hassliebe. Zuerst die Vorteile: Es ist auf allen Plattformen verfügbar, es ist schnell, automatisch synchron und es verfügt über einen tollen Webclipper. Das ist ein Werkzeug, das ich tatsächlich häufig brauche. Gerade zum Bloggen oder Podcasten stolpere ich oft über tolle Seiten und Artikel und will diese ablegen. Oder der Titel klingt interessant, ich habe aber gerade keine Zeit. Beides kein Problem, dank Webclipper kann ich es später lesen.

Was mich an Evernote stört? Das sind vor allem zwei Dinge (nein, das neue Preismodell ist es nicht. Im Ernst, wir sprechen hier über Deine persönliche Produktivität – wenn Dich Deine Werkzeuge nicht so viel besser und effektiver machen, dass es die 60€ im Jahr wert sind, ist es eh das falsche Werkzeug). Die Einstellung des Evernote-CEO zu Datenschutz ist, zumindest konnte ich das in machen Statements herauslesen, für mich fragwürdig. Da ich viele Daten ablege, möchte ich darauf aber nicht verzichten. EN war also für mich nie ein 100% System, denn alles, was ich laut BDSG darin nicht ablegen darf, lag auch nicht darin. Sprich, ich hatte ein Ablagesystem, dem ich aber nicht 100% vertraut habe. Die Folge ist, es wird auch nicht 100% genutzt und Du schaffst Dir Parallelstrukturen. Der zweite Störfaktor ist für mich das proprietäre Format der Daten. Alles, was du ablegst, wird in ein eigenes Format gebracht, statt einfach pdf und Co beizubehalten. Das erschwert zum Beispiel auch spätere Migration. Dankenswerterweise gibt es dafür Lösungen. Exportnote ist ein kleines Werkzeug, dass es Dir erlaubt, alles aus EN in pdf zu konvertieren.

Der Sieger: Devonthink Pro

Migrieren können ist schön, aber wohin? Für mich ist die Antwort klar zu Devonthink Pro (DT). Im Prinzip könntest Du es kritisch sehen und sagen, das ist ja nur ein Ordnersystem mit hässlicher Oberfläche. Und ja, wie jedes Ordnersystem steht und fällt es mit der Pflege. Allerdings hat DT für mich einige unschlagbare Vorteile.

Devonthink Pro im Einsatz

Devonthink Pro im Einsatz

Der wichtigste: Ich kann alles darin ablegen. Daten werden einfach gespeichert, wie sie sind. Und wohin es synchronisiert, bestimme ich. Neben einem entsprechenden Angebot des Anbieters gibt es auch bei DT Unterstützung für WebDav. Für mich ein Riesenvorteil, denn so kann ich dem System vertrauen.

Daneben spricht noch mehr dafür. Bei EN muss ich gut und konsequent taggen, da die Verschachtelung von Notizbüchern (das Äquivalent zu Ordnern) nur maximal eine Stufe erlaubt. Es gibt auch Tags in Devonthink, die ich aber durchaus auch ignorieren kann. Denn die Software indiziert die Inhalte sehr gut und bietet zum Beispiel verwandte Inhalte an, wenn ich etwas auswähle. PDFs können durch eine integrierte Texterkennung durchsuchbar gemacht werden, andere Dokumente kann DT eh lesen. Im Ergebnis nutze ich eher die blitzschnelle Suchfunktion, die kontextuell auch noch weitere Informationen einblendet und Daten verknüpft, an die ich vielleicht selbst nicht denke.

Es ist wahrlich keine Schönheit, aber in Sachen Funktion, Sicherheit und Flexibilität genau das, was für mich passt und jeden Cent wert. Selbst, wenn mir nur noch ein Inhaltsfragment, ja nur ein Wort in dem Datensatz einfällt, den ich suche – mit DT finde ich ihn in Sekunden.

Mittlerweile gibt es auch eine mobile Companion-App, die den Namen verdient. Deine Daten kannst Du also auch auf Mobilgeräten anzeigen. Wermutstropfen für die Windows-Anwender, DT ist leider auch „Mac only“.

Und wie ist nun der Ablauf?

Eigentlich ist meine Arbeitsweise immer noch sehr geradlinig entlang der klassischen GTD Vorgaben. Ich sichte einmal täglich meine Inbox (einmal die erwähnte Dokumentenablage für physische Items, dazu noch meine E-Mails und die Inbox in Omnifocus). Die Items werden anhand der GTD-Regeln verarbeitet. Ich habe versucht, möglichst viele kleine Erleichterungen einzubauen – so kann ich aus meinem E-Mailprogramm (Airmail) direkt ein Item in der Omnifocus-Inbox erstellen, das auch einen aufrufbaren Link zur Mail enthält. Oder ich kann Notizen in der Inbox per Skript als Text in mein Devonthink schieben lassen. Viele Menschen haben da schon tolle Lösungen erarbeitet und teilen diese bereitwillig. Eine kleine Linksammlung gebe ich Dir gleich noch.

Sich regelmäßig wiederholende Projekte wie beispielsweise die Weekly Review kann ich dank Omnifocus auch regelmäßig wieder ablaufen lassen, was ich intensiv nutze.

Wenn überhaupt etwas „holprig“ ist, dann das Thema „Read/Review“. In DT ist das ein Ordner, in den in jeder Woche Schriftstücke oder Links hineinwandern, die ich mir gerne ansehen will. Dafür habe ich mir jeden Freitag Zeit geblockt. Ich sammele also, und arbeite am Stück ab. Es gibt die Option, Webseiten direkt als „Ausdruck“ (pdf) an DT zu schicken. Allerdings gibt es da regelmäßig Probleme mit den Skripten, mit Popups und vielen anderen Kleinigkeiten. Deshalb gehe ich hier den Umweg über Pocket. Mit dessen Clipper speichere ich alles, und übertrage es von dort freitags nach Devonthink. Nicht so schön, aber sehr zuverlässig!

Wo Du noch mehr Informationen findest

Neben den Links im Text gibt es noch einige gute Quellen für Tipps und Tricks rund um GTD. Die Liste ist keinesfalls abschließend!

  • GTDConnect – die offizielle Page mit dem Shop für Anleitung und einem großen Forum, in dem sich GTD-Anwender austauschen
  • Inside Omnifocus – eine Vielzahl an Best Practice Beispielen, wie man erfolgreich OF einsetzen kann
  • Asian Efficiency – kostenpflichtige Guides und Tipps zu OF
  • Devonian Times – der offizielle Blog von DevonTechnologies mit vielen guten Tipps, z.B. zur Einbindung mit Omnifocus

Mich interessiert natürlich brennend, ob Dir das geholfen hat. Lass es mich gerne wissen, und wenn Du Fragen hast, kannst Du sie mir jederzeit stellen! Außerdem interessiere ich mich natürlich für Deine Erfahrungen. Hats Du vielleicht einen Weg gefunden, besser mit Kontexten umzugehen?

 

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Business Podcast Barcamp: Rückblick, Eindrücke und Empfehlung

Ich schreibe diesen Blogeintrag in Köln, im Startplatz. Hier bin ich als Teilnehmer des Business Podcast Barcamp. Ganz neu ist mir das Thema nicht, genauer, es ist mein zweites Barcamp. Das Format ist, gelinde gesagt, awesome.

Was ist ein Barcamp?

Barcamps sind sogenannte „Unkonferenzen“. Es gibt ein Oberthema, in diesem Fall Business Podcasts, eine Location und das war es auch schon. Was es nicht gibt, ist eine Agenda. Diese wird nämlich durch die Teilnehmer am ersten Tag vor Ort erstellt. Jeder kann Sessions anbieten, oder Fragen stellen und sich in einer Session Ratschläge anderer Teilnehmer holen.

Hinzu kommen besondere Regeln. So ist der Wechsel mitten in Sessions absolut erlaubt und gefördert, auch das Aussetzen ist völlig in Ordnung. Der Vorteil: Es werden nur Themen behandelt, die Interesse erzeugen und niemand ist gezwungen bei Themen dabei zu sein, die ihn oder sie nicht interessieren.

Sessionplanung Tag 1

Input Faktor vier bis fünf im Vergleich zu klassischen Konferenzen – und weniger Orga!

Was chaotisch klingt, ist für mich ein Erfolgsmodell. Ich habe aus beiden Barcamps, die ich bislang besucht habe, um den Faktor vier bis fünf mehr mitgenommen, als bei klassischen Konferenzen. Dazu kam noch ein sehr reger Austausch aller Teilnehmer, so dass auch neue Kontakte entstehen. Deshalb kann ich das Format vorbehaltlos weiter empfehlen.

Auch aus Sicht der Veranstalter ergeben Barcamps viel Sinn. Organisiert werden muss nur der Rahmen. Kein Call for Papers, kein Auswahlverfahren, keine verletzten Gefühle, keine Härtefälle. Das hält Kosten und Aufwand in einem klar definierten Rahmen. Setzt man dann noch Werkzeuge wie Eventbrite oder Digistore ein, kann auch noch die formelle Rechnungsstellung stark vereinfacht werden. Ich finde es unter diesen Gesichtspunkten absolut nachvollziehbar, dass es immer mehr Barcamps gibt.

Was nehme ich konkret aus Köln mit

In Köln habe ich viele der Menschen getroffen, deren Podcasts ich selbst höre. Darunter war neben Maik Pfingsten auch beispielsweise Olaf Dammann, Bernd Geropp und Jörg Walter. Aber es ging natürlich um viel mehr als reines Networking. Am ersten Tag besuchte ich drei Sessions.

In der ersten haben erfahrene Podcaster zahlreiche Tipps zum Thema Reichweitenerhöhung bei Podcasts gegeben. Ich habe dabei zahlreiche Impulse mitgenommen, um künftig noch mehr Menschen mit meiner Botschaft zu erreichen – schließlich ist es nach wie vor mein Ziel, dass StartUp-Gründung und Nachfolge zukünftig gleichgesetzt sind, sowohl in Methodik als auch Attraktivität.

Von Reichweite bis Technik gab es alles rund ums Thema Podcasts

Von Reichweite bis Technik gab es alles rund ums Thema Podcasts

Wie musst man Erfolg beim Podcasting?

Im zweiten Timeslot (hier funktionieren Barcamps wie jede Konferenz – es gibt ein oder mehrere Tracks mit einer bestimmten Anzahl Zeitfenster für Sessions) habe ich mir von einem Experten die Funktion und den Einsatz von Facebookwerbung erläutern lassen. Es ist erstaunlich, mit welchen Mitteln man arbeiten muss, um eine Zielgruppe möglichst genau anzusprechen.

Zum Abschluss des ersten Tages ging es um die Erfolgsfaktoren des Podcastings. Es war sehr spannend zu sehen, welche Schwerpunkte je nach Thema und Zielgruppe gesetzt werden. Von Verwirklichung einer Vision bis zum einzelnen Download waren alle denkbaren Antworten auf die Frage dabei. Anschließend gab es noch zahlreiche Gespräche in lockerer Atmosphäre – Fachsimpeln, die Vorstellung der neuesten Tools und konkrete Unterstützung von angehenden Podcastern, die Gruppe blieb bis abends zusammen.

Der zweite Tag: Kaffeemangel

Was wollen 20 Teilnehmer morgens um neun nicht hören? Richtig, die Aussage „der Kaffee dauert aber noch 20 Minuten“. Nach diesem kleinen Stolperer begann der zweite Tag klassisch mit der Sessionplanung.

Sessionplanung Tag 2

Sessionplanung Tag 2

Ich dachte eigentlich, dass praktisch alles, was ich an Fragen hatte, schon am ersten Tag beantwortet wurde. Das war aber falsch. Die Pause hat noch viel Kreativität freigesetzt, und so gab es auch am zweiten Tag spannende Sessions. SEO-Strategie, Redaktionsworkflow, Growth Hacks… meine Einschätzung, die Themen seien erschöpft, erwies sich als komplett falsch.

SEO für Anfänger – mit einem klaren Ergebnis

In der ersten Session gab es sehr wertvolle Tipps zum Thema Strategie. Ausgehend von der (relativ plakativen) Frage „wie komme ich auf die erste Seite von Google?“ wurden Tools zur Verbesserung der Homepage, Taktiken zur Keyword-Recherche und Messkriterien besprochen. Gerade die erfahreneren Podcaster hatten da viele gute Ratschläge parat. Eine der wichtigsten Sätze, den ich schon oft gehört habe und immer versuche zu beherzigen, wurde aber bestätigt: Content is King („so blöd und banal das klingt“ wurde noch durch Bernd Geropp angefügt).

Gerade Fehler bieten enormes Potenzial zum Lernen

Neben Anfängerfehlern („ist das Mikro wirklich an?“) gibt es auch Fehler, die eher nach einiger Routine vorkommen. In seiner Session zu diesem Thema gab Maik Pfingsten Einblick in seine persönliche Top 5 – und die hatte es in sich!

So sollte man sich zum Beispiel die Frage stellen, ob man Podcasts für sich selbst macht, oder für andere. Also zum Beispiel, ob es dafür überhaupt Hörer gibt. Die Überprüfung ergab bei einem Teilnehmer, dass es für sein Projekt, in das er Herzblut steckte, gerade zwei Hände voll Interessenten gab.

Überhaupt, wie lange sollte man über etwas nachdenken, statt es einfach zu versuchen? Mit dieser Frage rannte der Sessiongeber bei mir natürlich offene Türen ein. Es „einfach zu tun“ ist eine sehr erfolgreiche Methode, die StartUps einsetzen, die ich aber auch schätze und für die Nachfolge empfehle.

Fazit: Das Barcamp war Zeit und Geld absolut wert

Nach anderthalb Tagen intensiven Sessions und Gesprächen ist das Fazit absolut klar. Die Zeit und das Geld war es wert.

An dieser Stelle: Es gibt eine Auseinandersetzung zwischen Menschen, die Barcamps ideell betrachten und dafür wenig oder gar nichts zahlen wollen, und der Gruppe, die damit mindestens die Kosten decken will. Ich persönlich denke, dass es völlig legitim ist, mit einer schwarzen Null aus der Organisation zu kommen. Alles andere halte ich für weltfremd. Klar, man kann es über Sponsoren machen, aber das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag als Organisator ist da deutlich schlechter, von der inhaltlichen Unabhängigkeit ganz abgesehen. Insofern, ich gebe gerne Geld dafür aus und wurde bislang nie enttäuscht.

Ich habe wahnsinnig viel Impulse mitgenommen, tolle Menschen kennengelernt und viel neues Wissen erworben. Rundum zufrieden also.

Ein Barcamp von und für Nachfolger: Hast Du Interesse?

Ich spiele mit dem Gedanken, 2017 oder 2018 ein Barcamp zu meinem Thema zu organisieren. Falls Du daran Interesse hast, gib mir bitte einen Hinweis. Der Gedanke, sehr viel „Best Practice“ aus diesem Bereich zusammen zu bringen, ist für mich sehr reizvoll und ein Gegenentwurf zu den meisten Veranstaltungen, die sich tendenziell fast ausschließlich mit Finanzierung beschäftigen. Wie siehst Du das? Würdest Du an diesem Barcamp teilnehmen?

Dann sei doch so nett und lass Dich (selbstverständlich kostenlos und unverbindlich) vormerken!

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