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Ich freue mich ja immer, neues auszuprobieren. Oder, wie in diesem Fall, eigentlich altes. Dazu komme ich gleich. Im Bereich des Personal Knowledge Managements gibt es viele Methoden, die Erfolg versprechen. Mit Zettelkasten habe ich mich auf diesem Blog ja bereits auseinandergesetzt. Ende letzten Jahres habe ich aber auch das Buch “Building a Second Brain” von Tiago Forte gelesen. Er beschreibt darin eine andere Technik, das eigene Wissen nutzbar zu machen.

Der Zettelkasten von Niklas Luhmann – antikes Hyperlinking

Jeder von uns kennt Hyperlinks. Mittlerweile benutzen wir sie täglich. Ohne Hyperlinking gäbe es das Internet, wie wir es kennen, gar nicht. Allerdings ist das Prinzip dahinter keine neue Erfindung, sondern war auch im Zettelkasten von Niklas Luhmann bereits präsent. Wenn auch in analoger Form.

In aller Kürze dargestellt: Luhmann sammelte sein Wissen auf selbstgeschriebenen kleinen Zetteln, die er mit einer Systematik aus Zahlen und Buchstaben thematisch gruppierte und miteinander verband. Das Ergebnis war, quasi, ein persönliches Wikipedia auf Papier. Er war darin so konsequent, dass er in kürzester Zeit alles Material für Veröffentlichungen zusammen hatte. Im Prinzip war jeder Artikel oder jedes Buch letztlich nur eine Zusammenfassung der Zettel zu diesem Thema. Die Verknüpfung mit anderen Bereichen stellte sicher, dass er seinen wissenschaftlichen Arbeitsbereich voran bringen konnte, indem er neue und verwandte Gedanken mit in das Bekannte einfließen lies.

Heutzutage gibt es auch viele Wege, einen digitalen Zettelkasten zu betreiben. Die Vorteile liegen auf der Hand – wir können beliebige Formate unterbringen, die Verlinkung ist leicht möglich und die Suchfunktion der meisten Werkzeuge hilft dabei, neue Verknüpfungen zu erstellen. Der Nachteil ist der hohe Pflegeaufwand, der damit einhergeht. Es geht explizit darum, sich nicht nur auf die Suche zu verlassen, sondern aktiv Verknüpfungen zu ziehen und daraus entstehende neue Gedanken festzuhalten.

Wer mehr dazu lesen möchte, dem empfehle ich diese Webseite.

Progressive Summarization – kennen wir alle aus der Schule

Aus unserer Schulzeit wird uns das, was Tiago Forte als progressive summarization bezeichnet, sehr bekannt vorkommen. Er schlägt vor, neues Wissen, zum Beispiel einen gespeicherten Artikel, durch mehrere Phasen nutzbar zu machen. Die erste Arbeit besteht darin, die wichtigen Teile des Artikels zu markieren und ihn damit zu verkleinern. Das wiederholt er nun so oft es nötig ist, bis aus dem ursprünglichen Stück Wissen die absolute Essenz, in eigenen Worten formuliert, übrig bleibt.

Das gleiche haben wir in der Schule vor Klassenarbeiten gemacht. Der zu lernende Stoff wurde erst gesammelt, und dann die wichtigsten Teile herausgeschrieben. Oft auch mehrmals (und bei manchen in Form eines Spickzettels endend). Insofern hat diese Methode den Vorteil, dass sie uns eigentlich bekannt ist und leicht fällt.

Gleichzeitig spricht Progressive Summarization nicht gegen Verlinkung. Mit digitalen Tools können die daraus entstehenden Stücke von Wissen sowohl geordnet, als auch thematisch gruppiert und verlinkt werden. Das Prinzip einer Map of Content aus dem Zettelkasten kann hier sogar ergänzend wirken.

Nur Schreiben bedeutet echten Wissensaufbau

Was beide Methoden vereint ist, dass sie sich insofern einig sind, dass nur Schreiben (in eigenen Worten) zu dauerhaftem Aufbau von Wissen führt. Das vorherige Sammeln von Wissen befriedigt unser Gehirn, aber ist letztlich kein echtes Wissen, da wir es nicht nutzbar gemacht haben. Dem kann ich mich, aus eigener Erfahrung, nur anschließen: Wer schreibt, in eigenen Worten, verinnerlicht Dinge. Zwar noch etwas besser, wenn es per Hand passiert, aber angesichts der schieren Menge ist heutzutage ein digitales Werkzeug dennoch eine gute Idee.

 

Bildquelle: RainerSturm / pixelio.de

 

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Im vergangenen Jahr hielt ich in der Reihe “Digital Jetzt” der Wirtschaftsjunioren Saarland einen Vortrag. Dabei ging es um digitale Werkzeuge für persönliche Produktivität. Wer meinen Blog länger liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich Methoden und Routinen wichtiger finde, als das konkrete Werkzeug. Es gibt hochproduktive Menschen, die komplett analog arbeiten. Dennoch gibt es ein paar Features, die man nur mit digitalen Tools hat.

Backups und Suche

Das offensichtlichste solche Feature sind Backups. Digitale Tools haben praktisch alle eine Export- oder Backupfunktion. Das Notizbuch leider nicht. Es ist also, mit geringem Aufwand, oder gar komplett automatisiert möglich, die eigenen Daten zu sichern. Am besten wie ein Eichhörnchen: Viele Backups, an verschiedenen Stellen.

Wenn dann doch nochmal etwas schief geht, verliert man niemals alles. Verliert man das eigene Notizbuch, fällt es schwer, alles zu rekonstruieren.

Neben Backups haben die meisten Apps mittlerweile extrem gute Suchfunktionen. Mich durch zahllose Papierweiten quälen dauert auf jeden Fall länger. Diese allgemeinen Features ziehen sich durch alle Apps, die es so gibt. Aber in den verschiedenen Bereichen der Produktivität gibt es noch konkrete “Killerfeatures”, die nur Software bieten kann.

Aufgabenmanagement: Die globale Inbox

Geteilte Listen, Farben, Tags… So ziemlich jede ToDo-Listen Software bietet diese Dinge. Was sie allerdings auch bieten, was ich gerne als “Killerfeature” beschreibe, ist die globale Inbox. Mittels eines Tastaturkürzels, mittels Spracheingabe auf dem Handy, oder durch das Weiterleiten von E-Mails landet alles an einer Stelle.

Das geht natürlich nur digital und ist eine extrem wertvolle Funktion. Wie sie bei mir zum Einsatz kommt, habe ich schon oft beschrieben. Das wichtigste ist aber, dass es so schnell geht, dass ich mich nie unterbrechen muss. Egal aus welcher Quelle, ob Idee, Projekt, Aufgabe oder E-Mail, es kann schnell an einheitlichen Ort gebracht werden. Und das ist auch schon der größte Benefit: Es gibt genau diesen einen Ort, an dem ich suchen muss. Keine Zettelwirtschaft, zahllose Post-Its oder volle Schreibtische mehr.

Alleine die Inbox ist es wert, Software als Werkzeug in Betracht zu ziehen.

Knowledge Management: Suchfunktion

Die Suchfunktion habe ich bereits angesprochen. Nirgends allerdings ist sie nützlicher, als im Knowledge Management. Wenn man einige Jahre an Inhalt gesammelt hat, entstehen viele Ordner, viele Tags und viele Verknüpfungen. Eine gute Suchfunktion ist unglaublich hilfreich. Ob man sich dabei an Titel, Inhalt oder Datum erinnert, spielt bei modernen Apps keine Rolle. In der Regel findet man, was man sucht.

Ein Notizbuch hat leider keine Suchfunktion. Bullet Journaling versucht durch gute Indizees dieses Problem zu adressieren. Aber mit einer Volltextsuche in Sekundenbruchteilen kann das dennoch nicht mithalten.

Kommunikation und Kollaboration

Obwohl ich viel Kommunikation grundsätzlich gutheiße, ist Kommunikation auch immer eine Quelle von Unterbrechungen.

Digitale Tools haben ein Killerfeature, das dabei helfen kann: “Do not disturb“. Sei es Whatsapp, Teams, Outlook oder wie das Tool auch heißen mag. Bei allen ist es möglich, Benachrichtigungen gezielt zu unterdrücken oder zu filtern. In einer Zeit, in der man gefühlt dauernd einen Chat offen hat, ist das genau das richtige Feature. Es erlaubt die Vorteile der schnellen Kommunikation zu nutzen, ohne sie zum Herrscher der eigenen Zeit werden zu lassen.

Es lohnt auf jeden Fall, auf den eigenen Geräten mal zu schauen, welche Optionen es für die Benachrichtigungen gibt.

Templating

Last, but not least, Vorlagen. Praktisch jede Software bietet die Option, Vorlagen jeder Art zu speichern. Und Dinge wiederholen sich. Oft!

Deshalb ist es sehr zeitsparend und förderlich, wenn man sich Vorlagen baut. Ob in jeder App, oder einer globalen Software, ist dabei egal. Hauptsache, man muss nicht immer wieder das gleiche schreiben, oder jedes Mal darüber nachdenken, welche Form etwas haben sollte.

Eine Lanze für analoges möchte ich noch brechen

Wie jeder gute Handwerker weiß, helfen erstklassige Werkzeuge nur dann, wenn man sie ordentlich einsetzen kann. Es ist also völlig ok, nicht der neuesten App hinterher zu jagen, sondern das vertraute Notizbuch zu nutzen. Wenn man allerdings weiß, wie man sich organisieren möchte, kann Software mit ihren “Killerfeatures” der fehlende Baustein für richtig gute Produktivität sein.

Bildquelle: günther gumhold  / pixelio.de

 

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