Im vergangenen Jahr hielt ich in der Reihe “Digital Jetzt” der Wirtschaftsjunioren Saarland einen Vortrag. Dabei ging es um digitale Werkzeuge für persönliche Produktivität. Wer meinen Blog länger liest, hat sicherlich gemerkt, dass ich Methoden und Routinen wichtiger finde, als das konkrete Werkzeug. Es gibt hochproduktive Menschen, die komplett analog arbeiten. Dennoch gibt es ein paar Features, die man nur mit digitalen Tools hat.
Backups und Suche
Das offensichtlichste solche Feature sind Backups. Digitale Tools haben praktisch alle eine Export- oder Backupfunktion. Das Notizbuch leider nicht. Es ist also, mit geringem Aufwand, oder gar komplett automatisiert möglich, die eigenen Daten zu sichern. Am besten wie ein Eichhörnchen: Viele Backups, an verschiedenen Stellen.
Wenn dann doch nochmal etwas schief geht, verliert man niemals alles. Verliert man das eigene Notizbuch, fällt es schwer, alles zu rekonstruieren.
Neben Backups haben die meisten Apps mittlerweile extrem gute Suchfunktionen. Mich durch zahllose Papierweiten quälen dauert auf jeden Fall länger. Diese allgemeinen Features ziehen sich durch alle Apps, die es so gibt. Aber in den verschiedenen Bereichen der Produktivität gibt es noch konkrete “Killerfeatures”, die nur Software bieten kann.
Aufgabenmanagement: Die globale Inbox
Geteilte Listen, Farben, Tags… So ziemlich jede ToDo-Listen Software bietet diese Dinge. Was sie allerdings auch bieten, was ich gerne als “Killerfeature” beschreibe, ist die globale Inbox. Mittels eines Tastaturkürzels, mittels Spracheingabe auf dem Handy, oder durch das Weiterleiten von E-Mails landet alles an einer Stelle.
Das geht natürlich nur digital und ist eine extrem wertvolle Funktion. Wie sie bei mir zum Einsatz kommt, habe ich schon oft beschrieben. Das wichtigste ist aber, dass es so schnell geht, dass ich mich nie unterbrechen muss. Egal aus welcher Quelle, ob Idee, Projekt, Aufgabe oder E-Mail, es kann schnell an einheitlichen Ort gebracht werden. Und das ist auch schon der größte Benefit: Es gibt genau diesen einen Ort, an dem ich suchen muss. Keine Zettelwirtschaft, zahllose Post-Its oder volle Schreibtische mehr.
Alleine die Inbox ist es wert, Software als Werkzeug in Betracht zu ziehen.
Knowledge Management: Suchfunktion
Die Suchfunktion habe ich bereits angesprochen. Nirgends allerdings ist sie nützlicher, als im Knowledge Management. Wenn man einige Jahre an Inhalt gesammelt hat, entstehen viele Ordner, viele Tags und viele Verknüpfungen. Eine gute Suchfunktion ist unglaublich hilfreich. Ob man sich dabei an Titel, Inhalt oder Datum erinnert, spielt bei modernen Apps keine Rolle. In der Regel findet man, was man sucht.
Ein Notizbuch hat leider keine Suchfunktion. Bullet Journaling versucht durch gute Indizees dieses Problem zu adressieren. Aber mit einer Volltextsuche in Sekundenbruchteilen kann das dennoch nicht mithalten.
Kommunikation und Kollaboration
Obwohl ich viel Kommunikation grundsätzlich gutheiße, ist Kommunikation auch immer eine Quelle von Unterbrechungen.
Digitale Tools haben ein Killerfeature, das dabei helfen kann: “Do not disturb“. Sei es Whatsapp, Teams, Outlook oder wie das Tool auch heißen mag. Bei allen ist es möglich, Benachrichtigungen gezielt zu unterdrücken oder zu filtern. In einer Zeit, in der man gefühlt dauernd einen Chat offen hat, ist das genau das richtige Feature. Es erlaubt die Vorteile der schnellen Kommunikation zu nutzen, ohne sie zum Herrscher der eigenen Zeit werden zu lassen.
Es lohnt auf jeden Fall, auf den eigenen Geräten mal zu schauen, welche Optionen es für die Benachrichtigungen gibt.
Templating
Last, but not least, Vorlagen. Praktisch jede Software bietet die Option, Vorlagen jeder Art zu speichern. Und Dinge wiederholen sich. Oft!
Deshalb ist es sehr zeitsparend und förderlich, wenn man sich Vorlagen baut. Ob in jeder App, oder einer globalen Software, ist dabei egal. Hauptsache, man muss nicht immer wieder das gleiche schreiben, oder jedes Mal darüber nachdenken, welche Form etwas haben sollte.
Eine Lanze für analoges möchte ich noch brechen
Wie jeder gute Handwerker weiß, helfen erstklassige Werkzeuge nur dann, wenn man sie ordentlich einsetzen kann. Es ist also völlig ok, nicht der neuesten App hinterher zu jagen, sondern das vertraute Notizbuch zu nutzen. Wenn man allerdings weiß, wie man sich organisieren möchte, kann Software mit ihren “Killerfeatures” der fehlende Baustein für richtig gute Produktivität sein.
Bildquelle: günther gumhold / pixelio.de
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