Portale sind die Bürokratie der Privatwirtschaft

Mein letzter Blog zum Thema Bürokratie beschäftigte sich mit der vermeintlichen Stempelpflicht. Zu meiner großen Überraschung (Achtung, Ironie) gibt es natürlich weitere Themen. In diesem Jahr war aber, zu meinem Erstaunen, nicht die öffentliche Hand mein größtes Hindernis. Sondern die Portale diverser Firmen.

Das allseits beliebte Kundenportal

In 2024 haben viele Firmen, von denen wir Leistungen beziehen, neue Kundenportale zur Verfügung gestellt. Darunter sind Versicherungen, Leasinggesellschaften und viele andere mehr. Das Versprechen, mit denen diese Portale beworben werden, ist das der Vereinfachung. Als Kunde soll man viel schneller an Informationen kommen, Verträge anpassen können und mit ganz tollen Chatbots interagieren können.

Was ganz toll klingt, ist es, in meiner Erfahrung, nicht. Nicht mal annähernd. Ich halte das für Show und Sparmaßnahme. Es geht im Wesentlichen darum, Arbeit beim Kunden zu belassen, die früher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemacht haben. Das ist aber nur ein Teil der Wahrheit – mein ganz subjektives Problem ist ein anderes.

Schickt mir einfach die Rechnung!

Die häufigste Funktion, die ich benötige, ist es Rechnungen abzurufen. Und das sind, übers Jahr, einige. Bisher war es so, dass ich sie einfach zugesandt bekam, meist per E-Mail.

Dann konnte ich sie in meine Buchhaltung übernehmen und weiter arbeiten.

Nun muss ich mich, Monat für Monat, in diverse Portale einloggen, die Rechnungen suchen und selbst herunterladen. Ich habe also um ein vielfaches mehr Arbeitsschritte, als ich sie zuvor hatte. Die Verwaltung der Zugänge ist mit Passwortmanagern nicht schwierig, oftmals kommt aber noch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung dazu.

Kurz gesagt, ich verbrauche Unmengen an Zeit (vom Frust ganz abgesehen), um das gleiche zu erreichen, was vorher ganz einfach ging. Ich empfinde es als blanken Hohn, wenn mir jemand eine Mail schickt “In Ihrem Kundenbereich liegen neue Nachrichten vor”. Schickt mir die Nachricht einfach!

Das nennt man “Verschlimmbessern”

Egal wie stolz die diversen Firmen auf ihre Portale sind, in meinen Augen ist es ein Rückschritt. Es wäre viel einfacher, die Rechnungen per E-Mail zu bekommen. Dann kann man einfach eine passende Adresse einrichten, automatische Filter und all die anderen Nettigkeiten, die Mailclients heute so bieten.

Stattdessen wird die Buchhaltung einfach nur langwieriger, komplizierter und fehleranfälliger. Eine Lösung: Software, die diese Portale abgrast. Aber keine kann natürlich alle Portale, und sie verursacht wieder Kosten.

Ich habe es schon oft gesagt: E-Mail ist praktisch, funktioniert und ist alles andere als tot. Warum also dieser Umweg?

Frohe Weihnachten und einen guten Start ins Jahr 2025

Mit diesem Eintrag beende ich mein Bloggen für dieses Jahr und konzentriere mich, wie immer, auf meine Jahresreview und -planung.

Allen Leserinnen und Lesern wünsche ich frohe und erholsame Festtage und einen guten Start in 2025!

 

Bildquelle: Rainer Sturm  / pixelio.de

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Erfolgreiche Kulturveränderung – Wie man den kulturellen Wandel im Unternehmen nachhaltig gestaltet

Erfolgreiche Kulturveränderung ist ein entscheidendes Element für die langfristige Vitalität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. In einer Welt, die sich durch rasante technologische Fortschritte, demografischen Wandel, eine sich ändernde Präferenz der Menschen und wachsende globale Vernetzung ständig verändert, wird die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Kultur anzupassen und weiterzuentwickeln, immer wichtiger. Selbst in eher langsamen Märkten wie dem meinen ist das enorm wichtig – weshalb ich die Unternehmenskultur als Chefsache definiert habe. Über unseren Wandel habe ich schon mehrfach geschrieben, im Angesicht einer unklaren Lage vieler Unternehmen im Land möchte ich es aber nochmal zusammenfassen.

Verständnis der bestehenden Unternehmenskultur

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Kulturveränderung ist das tiefgreifende Verständnis der aktuellen Unternehmenskultur. Es ist wichtig, die Werte, Normen, Überzeugungen und Verhaltensweisen, die die täglichen Interaktionen im Unternehmen prägen, genau zu identifizieren. Dazu gehören sowohl die offiziell kommunizierten Werte als auch die ungeschriebenen Regeln und Annahmen, die das Arbeitsumfeld beeinflussen. Es ist dabei enorm wichtig, mit den Menschen zu sprechen, die schon lange da sind. Das, was sie erleben und wie sie ihre Arbeit leben, das ist Kultur. Die netten Leitlinien sind eine Wunschvorstellung.

Definition der angestrebten Kultur

Sobald ein klares Verständnis der aktuellen Kultur etabliert ist, muss das Unternehmen eine Vision für die angestrebte Kultur entwickeln. Diese Vision sollte eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft sein und beschreiben, wie die Kultur diese Ziele unterstützen kann. Die Festlegung klarer, messbarer Ziele für die Kulturveränderung ist entscheidend, um den Fortschritt verfolgen zu können. Die angestrebte Kultur sollte ambitioniert, aber realistisch sein, um Mitarbeiter zu motivieren und nicht zu demotivieren. Messbar sind zum Beispiel klare Verhaltensregeln, die beschreiben, wie die angestrebte Kultur im Alltag spürbar sein soll.

Einbeziehung der Führungsebene

Die Führungsebene spielt, wie ich oft betone, eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung und Umsetzung von Kulturveränderungen. Führungskräfte müssen nicht nur die neue Kulturvision unterstützen, sondern auch als Vorbilder agieren, indem sie die gewünschten Verhaltensweisen vorleben. Schulungen und Workshops können Führungskräften helfen, die notwendigen Kompetenzen für die Förderung der Kulturveränderung zu entwickeln. Ihre kontinuierliche Beteiligung und ihr Engagement sind für den Erfolg des Prozesses unerlässlich. Deshalb sollte das Thema auch transparent in allen Meetings der Führungsebene angesprochen werden. Gibt es Probleme? Wie wurde darauf reagiert? Entspricht das der definierten Kultur? Das sind Beispiele für Fragen, die dabei helfen können.

Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter

Eine offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zur Förderung des Engagements der Mitarbeiter im Veränderungsprozess. Es ist wichtig, den Sinn und Zweck der Kulturveränderung klar zu kommunizieren und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Feedback zu geben und sich einzubringen. Dies fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter die neuen Werte und Verhaltensweisen annehmen. Verkündung alleine reicht hier bei weitem nicht. Kultur muss leben und gelebt werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen Mechanismen etablieren, die es Mitarbeitern ermöglichen, Ideen zur Verbesserung der Unternehmenskultur beizutragen. Ein Weg ist es etwas analog dem sog. “Governance-Meeting” zu etablieren. Der Rhythmus sollte zur Organisation passen – am Anfang des Prozesses lieber öfter.

Implementierung und Verstärkung

Die Implementierung der Kulturveränderung erfordert konkrete Maßnahmen und Initiativen, die die neuen Werte und Verhaltensweisen im täglichen Arbeitsleben verankern. Dazu können die Überarbeitung von Richtlinien und Prozessen, die Einführung neuer Belohnungs- und Anerkennungssysteme sowie die Anpassung von Personalentwicklungsmethoden gehören. Die Fortschritte der Kulturveränderung sollten kontinuierlich überwacht und gemessen werden, um Bereiche zu identifizieren, die weitere Unterstützung benötigen. Die Zuständigkeit liegt dabei klar bei den Führungskräften. Es heißt nicht umsonst, dass “der Fisch vom Kopf her stinkt“.

Langfristige Pflege und Anpassung

Kulturveränderung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess. Um die Nachhaltigkeit der neuen Kultur zu gewährleisten, müssen Unternehmen Mechanismen etablieren, die eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Kultur ermöglichen. Dies beinhaltet die regelmäßige Bewertung der Unternehmenskultur im Licht veränderter externer Bedingungen und interner Ziele. Die Flexibilität, die Kultur bei Bedarf anzupassen, hilft Unternehmen, relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein dickes Brett

Erfolgreiche Kulturveränderung ist ein dickes Brett. Es erfordert Fingerspitzengefühl und Verständnis für das, was da ist, einen klaren Kurs dem sich Menschen verschreiben können und die Fähigkeit, mit Veränderungen umzugehen. Letztlich kann eine Kultur im Unternehmen nur dann erfolgreich sein, wenn sie von einer kritischen Masse jeden Tag gelebt wird. Alles andere sind nur Lippenbekenntnisse.

 

Bildquelle: Dr. Stephan Barth  / pixelio.de

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Unsichtbare Hürden bei der Nachfolge

Die Unternehmensnachfolge ist ein komplexer Prozess, der weit über die formale Übergabe von Aufgaben hinausgeht. Und ein sehr wichtiger, wenn man sich die Veröffentlichungen diverser Verbände und Institutionen angeht! Führungskräfte neigen oft dazu, sich auf die rechtlichen, finanziellen und operativen Aspekte zu konzentrieren, während sie die psychologischen und kulturellen Hürden, die mit einem solchen Übergang einhergehen, unterschätzen. Diese unsichtbaren Hindernisse können jedoch entscheidend dafür sein, ob die Nachfolge erfolgreich verläuft oder in Konflikten endet.

Emotionale Bindungen und Identität

Eine der größten Herausforderungen liegt in der emotionalen Bindung des Vorgängers an das Unternehmen. Für viele Unternehmer ist das Unternehmen nicht nur eine Einnahmequelle, sondern ein wesentlicher Teil ihrer Identität. Der Gedanke, diese Kontrolle abzugeben, kann mit Ängsten und Unsicherheiten verbunden sein. Diese Emotionen führen oft zu unbewusstem Verhalten, das den Nachfolgeprozess behindert. Beispielsweise könnte der Vorgänger zögern, Informationen vollständig zu teilen oder Entscheidungen des Nachfolgers infrage zu stellen, selbst wenn er offiziell nicht mehr in der Führungsposition ist.

Für den Nachfolger ist die Situation ebenso herausfordernd. Er oder sie muss nicht nur in die Fußstapfen des Vorgängers treten, sondern auch das Vertrauen des Teams gewinnen. Dies ist besonders schwierig, wenn die Belegschaft eng mit dem Vorgänger verbunden ist. Der Nachfolger steht oft unter dem Druck, die Erwartungen zu erfüllen, während er gleichzeitig seine eigene Vision und Führungskompetenz beweisen muss.

Kulturelle Differenzen und Führungsstil

Ein weiteres, oft übersehenes Hindernis sind kulturelle Differenzen innerhalb des Unternehmens. Jedes Unternehmen entwickelt im Laufe der Zeit eine eigene Kultur, geprägt von den Werten, Überzeugungen und Praktiken der Führungsebene. Wenn der Nachfolger einen anderen Führungsstil hat oder andere Werte vertritt als der Vorgänger, kann dies zu Spannungen führen. Dies ist besonders in Familienunternehmen der Fall, wo traditionelle Werte oft eine große Rolle spielen. Der Nachfolger muss dann einen Weg finden, die bestehende Unternehmenskultur zu respektieren, während er notwendige Veränderungen einführt, um das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Auch der Umgang mit dem Team spielt eine entscheidende Rolle. Ein neuer Führungsstil kann bei den Mitarbeitern zu Verunsicherung führen, insbesondere wenn dieser im Widerspruch zu dem steht, was sie gewohnt sind. Es kann Widerstand entstehen, der den Erfolg der Nachfolge gefährdet. Deshalb ist es wichtig, dass der Nachfolger von Anfang an transparent kommuniziert und das Team in den Veränderungsprozess einbindet. Die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses und die Pflege offener Kommunikationskanäle können helfen, kulturelle Barrieren zu überwinden.

Unsichtbare Machtstrukturen

Zusätzlich zu den kulturellen Aspekten gibt es in vielen Unternehmen unsichtbare Machtstrukturen, die den Nachfolgeprozess beeinflussen können. Diese informellen Netzwerke und Beziehungen können ebenso einflussreich sein wie formelle Hierarchien. Wenn der Nachfolger diese Dynamiken nicht erkennt und berücksichtigt, kann es zu ungewollten Machtkämpfen kommen. Es ist daher wichtig, dass der Nachfolger Zeit investiert, um diese internen Strukturen zu verstehen und sie in seine Führungsstrategie einzubeziehen.

Umgang mit Widerstand

Widerstand gegen Veränderungen ist in jedem Unternehmen ein natürlicher Prozess. Bei der Unternehmensnachfolge kann dieser Widerstand jedoch besonders stark ausgeprägt sein, da es sich um einen grundlegenden Wandel handelt. Häufig resultiert dieser Widerstand aus Unsicherheit und Angst vor dem Unbekannten. Es ist daher entscheidend, dass der Nachfolger diesen Widerstand nicht ignoriert, sondern aktiv angeht. Dies kann durch gezielte Kommunikation, Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse und die Schaffung eines sicheren Umfelds geschehen, in dem Ängste und Bedenken offen angesprochen werden können.

Langfristige Perspektive

Last, but not least, ist die Notwendigkeit einer langfristigen Perspektive zu beachten. Der Nachfolgeprozess endet nicht mit der offiziellen Übergabe. Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess, der Zeit, Geduld und ständige Anpassungen erfordert. Der Nachfolger sollte sich darauf einstellen, dass es Zeit braucht, bis er vollständig akzeptiert wird und seine Vision umsetzen kann. Gleichzeitig sollte der Vorgänger bereit sein, auch nach der Übergabe als Berater zur Verfügung zu stehen, um den Übergang zu erleichtern.

Zusammengefasst: Es gibt weit mehr als Zahlen, Daten und Fakten

Die unsichtbaren Hürden der Unternehmensnachfolge sind oft diejenigen, die den größten Einfluss auf den Erfolg des Übergangs haben. Führungskräfte, die sich dieser psychologischen und kulturellen Herausforderungen bewusst sind und aktiv daran arbeiten, sie zu überwinden, haben eine wesentlich höhere Chance, den Nachfolgeprozess erfolgreich zu gestalten. Es erfordert Empathie, strategisches Denken und eine tiefgehende Kenntnis der internen Dynamiken des Unternehmens, um diese Hürden zu meistern und das Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.

 

Bildquelle: S. Hofschlaeger  / pixelio.de

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Leadership Lessons aus Serien

Dass man aus Spielen lernen kann, darüber schrieb ich bereits. Aber auch aus Serien kann man viel lernen. Eine meiner absoluten Favoriten unter den Serien ist Battlestar Galactica in der neuen Variante aus dem Jahr 2004. Ich werde nicht spoilern – denn wer die Serie noch nicht gesehen hat, sollte das unbedingt tun. Allerdings nur auf Englisch, die deutschen Synchronsprecher sind furchtbar gewählt. Was ich aber in diesem Beitrag tun möchte, ist einige Zitate aus der Serie in das Thema Leadership einzuordnen.

Dinge wiederholen sich

All of this has happened before, all of this will happen again. Share on X

Ein wiederkehrendes Zitat, das von verschiedenen Figuren der Serie genutzt wird. Und es passt gut als Einstieg, denn Leadership bedeutet auch, Ruhe zu bewahren und Muster zu erkennen. Es ist selten so, dass ein Ereignis einmalig ist. Viele Dinge wiederholen sich. In Nuancen unterschiedlich, aber letztlich doch ähnlich.

Deshalb ist es eine wichtige Lektion, Ruhe zu bewahren. Die “einmalige Chance” gibt es eigentlich nur bei Verkäufern. In Deiner Reise als Nachwuchsführungskraft wirst Du viele Erfahrungen sammeln und auch bald merken, dass Du vieles lernen kannst. Erfahrung allerdings kommt nur mit der Zeit. Und die Muster, die sich wiederholen, erkennen zu können, ist ein Ergebnis davon. So wirst Du immer wieder neue Chancen haben, Deinen Umgang mit Situationen zu verbessern.

Verantwortung tragen kann schmerzhaft sein

You cannot play God then wash your hands of the things you’ve created. Sooner or later, the day comes when you can’t hide from the things you’ve done anymore. Share on X
Als Führungskraft triffst Du Entscheidungen. Diese haben Konsequenzen. Und für diese bist Du verantwortlich. Das ist nicht immer leicht, gehört aber zu der Rolle dazu. Insbesondere Entscheidungen mit schlechten Folgen haben die Tendenz, immer wieder zu Dir zurück zu kommen. Sich nicht davor wegducken, sondern damit leben, das ist auch ein Teil von Leadership.

Dazu passt auch ein zweites Zitat aus der Serie:

A man takes responsibility for his actions, right or wrong. He lives with the consequences, every day. Share on X

Entscheidungen sind nicht immer leicht

In einer der vielen Schlüsselszenen der Serie sagt eine der Hauptfiguren, Admiral Adama, einen kleinen Satz:

Sometimes, you have to roll the hard six. Share on X

In diesem kurzen Satz steckt alles drin. Es gibt Entscheidungen, die nicht leicht sind. Sie können hohes Risiko beinhalten. Und dennoch müssen sie getroffen werden. Die Investition in ein neues, noch unbekanntes Produkt, die Einstellung eines Mitarbeitenden, der nicht optimal passt, oder auch die Schließung ganzer Produktbereiche. Viele Entscheidungen haben ein inhärentes Risiko.

Was es heißt zu vertrauen

Vertrauen zu haben, in Dein Team oder Deine Partner, ist nicht immer leicht. Der Grund ist simpel, und dieser kleine Austausch bringt es auf den Punkt:

How do you know you can trust me? - I don't. That's trust. Share on X

Wir sprechen so viel über Vertrauen, aber machen uns die simple Tatsache, dass es dafür keine intellektuelle Erklärung gibt, zu selten klar. Vertrauen bedeutet es eben, nicht zu wissen, was Dich erwartet. Es ist eine riesige Verwundbarkeit, die Du in der Führung eingehst. Und gleichzeitig ist es die vielleicht stärkste Waffe in Deinem Arsenal. Aus Vertrauen erwächst Erfahrung, Leistung und Loyalität. Dinge, die Dich Dein Leben lang begleiten.

Es gäbe noch so viel mehr

Diese Serie, mit ihren Figuren und den Dialogen, bietet noch viel mehr. Ich kann nur sagen: Schau sie Dir an. Auf Englisch. Es lohnt sich!

Bildquelle: NBCUniversal via https://www.denofgeek.com/tv/battlestar-galactica-new-movie-tv-shared-universe/

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Was ich aus der Arbeit mit meiner Controllingtabelle lernte

Vor etwa einem halben Jahr habe ich in meiner Serie “How I failed” über meine Controllingtabelle gesprochen. Ich war so stolz – bis ich merkte, dass sie Quatsch war. Nun ist wieder Zeit vergangen und ich konnte damit arbeiten. Dabei habe ich ein paar Dinge gelernt.

Liquidität und Ergebnis

Zwischen Liquidität und Ergebnis gibt es eine Korrelation. Und dennoch können sie massiv voneinander abweichen. Mein wichtigstes Learning dazu war, beides getrennt zu betrachten. Als ich mit dieser Arbeit anfing, war mein Fokus die Liquidität. Das ist auch gut so gewesen. Allerdings lohnt es sich, die beiden Bereiche zu separieren.

Deshalb hat die aktuellste Revision meiner Tabelle hier zwei Blätter. Das erste betrachtet ausschließlich Liquidität. Dazu halte ich am jeweiligen Jahresbeginn alle Kontostände fest, und dann an jedem Monatsende. Allerdings reicht mir dieser Ist-Zustand noch nicht. Ich habe auch einen Soll-Zustand eingebaut, um Abweichungen direkt zu erkennen. Das Soll ergibt sich aus dem Kontostand des Vormonats und den Nettowerten der Rechnungen des aktuellen Monats abzüglich der Kosten.

Die Kosten ergeben sich aus den einzelnen Bereichen (Personal, Fahrzeuge, Verträge, etc.), die ich monatsgenau auf anderen Blättern festhalte. Die Umsätze kommen aus der Rechnungssoftware. Somit betrachtet dieses Blatt also die tatsächlichen Kontostände, die kalkulatorischen Kontostände und es liefert auch einen Forecast für den Rest des Jahres, indem es die voraussichtlichen Kosten auf Monate aufteilt und mit Hilfe eines Durchschnittswerts erlaubt, grob vorherzusagen, wie sich die Konten entwickeln.

Investition leicht gemacht

Nun könnte man sagen “ist doch egal, solange Geld da ist”. Aber da wir inzwischen ja auch wieder Zinsen bekommen (und leider auch zahlen), ist es hilfreich zu wissen, wann Geld auf dem Hauptzahlungskonto knapp wird und wann nicht. Mit Hilfe meiner Controllingtabelle kann ich Geldanlagen gezielt steuern und somit die Zinserträge des Unternehmens optimieren.

Zudem schafft es auch die Basis für den zweiten Teil, die Ergebnisrechnung. Auch hier habe ich ein ähnliches Schema. Monatsweise gibt es einen Forecast, der sich aus allen Kosten und Umsätzen ergibt, von denen ich weiß. Da ich die Einzelkosten jederzeit aktuell halte und diese sich auch mal ändern, ist hier auch permanent Bewegung drin. Dem Gegenüber stelle ich die tatsächliche monatsweise BWA. Die monatlichen BWA’s werden auch in einer Ergebnisspalte aggregiert, so dass ich sie direkt mit der Liquidität vergleichen kann.

Warum hilft mir das?

Ein pragmatisches Beispiel: Ich möchte neue Hardware anschaffen. Diese kostet zum Beispiel 20.000 Euro. Das Geld verlässt zum Zeitpunkt des Bezahlens der Rechnung mein Konto. Mein Ergebnis verändert sich aber nicht um diesen Betrag, denn die Hardware wird auf vier Jahre abgeschrieben. Kommen dann noch Sonderabschreibungen dazu, weichen Ergebnis und Liquidität massiv voneinander ab.

Die Wirkung ergibt sich dann bei der Steuer. Ich habe weniger Geld auf dem Konto, aber ein Ergebnis, das besser ist, weil nur ein Teil des Betrages abgeschrieben wird. Auf dieses Ergebnis werden die Steuern berechnet, die auch wieder vom Konto abgehen, wenn auch deutlich später.

Hat man genug Geld und kann das ein Luxusproblem nennen, ist das schön. Wenn es aber eher knapp ist, ist es besonders wichtig, diese Zahlen genau zu kennen. Dabei hilft mir meine Controllingtabelle.

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