Mein Prozess für eine Jahresplanung – nun bin ich zufrieden

Frohes neues Jahr! In jedem Jahr ziehe ich mich einige Tage am Jahresende zurück, um das vergangene Jahr revuepassieren zu lassen. Und natürlich auch, um die Jahresplanung für das kommende Jahr zu machen. Dieser Prozess ist eine Evolution. Kein Jahr wie das zuvor. Allerdings habe ich mittlerweile das Gefühl, dass ich den Prozess nun soweit wie möglich optimiert habe.

Achtung: Es ist -mein- Prozess

Wenn Du das nun liest, habe ich mehrere Ziele. Ich will Dir erzählen,…

• wie ich mein Jahr 2021 reviewt habe
• wie ich mein Jahr 2022 geplant habe
• wie ich dafür sorge, dass diese Pläne Wirklichkeit werden
• Lessons learned

Was ich Dir nicht mitgeben möchte ist…

• den “besten” Weg
• den “richtigen” Weg

Sieh es eher als ein Buffet, an dem Du Dich bedienen und Dich inspirieren lassen kannst.

Teil 1: Review

Mein Review beginnt mit den Zielen des abgelaufenen Jahres. Da diese alle verschriftlicht sind, kann ich sie einfach dazu nehmen. Dazu kommt noch mein Kalender, sowie mein Tagebuch.

Alle drei Quellen gehe ich chronologisch durch. Dabei notiere ich einfach alle Stichpunkte, die mir auffallen. Diese bilden dann das Gerüst für mein Review. Das schreibe ich dann direkt im Anschluss. Ich baue es immer nach dem gleichen Schema auf:

• Area of Focus (also mir wichtige Lebensbereiche: Privates, Unternehmen, Ehrenamt…)
• Text
• Erreichte Ziele aus dieser Area
• Verfehlte Ziele aus dieser Area

Ganz am Ende folgt noch eine Art Gesamtfazit. Es gibt keine spezifische Form, ich schreibe einfach Fließtext. Eine Art überlanger Eintrag ins Tagebuch. Die Länge variert – in 2021 waren es etwa sieben Seiten Text.

Diese Methode hat mehrere Vorteile. Einer ist, dass alles, auch Dinge die man mittlerweile wieder vergessen hat, nochmals bewusst werden. Das Umfasst Siege wie Niederlagen. Zudem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie “erfolgreich” das Jahr war. Es ist immer wieder spannend, wenn Du all die kleinen guten Dinge noch einmal vor Augen hast. Last, but not least, es ist ein Abschluss für das Jahr, eine Art formeller Deckel.

Jahresplanung, Teil 2: Zielsetzung

Zielsetzung für das Folgejahr beginnt bei mir auf einem ganz abstrakten Level. Ich überlege mir 5-8 Sätze, die beschreiben, wie diese Ziele sich “anfühlen”, wenn ich sie erreiche. Dabei sollte jede Area of Focus mindestens ein Ziel haben – ansonsten muss ich mich fragen, ob diese Area noch ein relevanter Anteil meines Lebens ist.

Mit diesem Einzelsatz geht es dann in die Detailarbeit. Jedes Ziel wird nach einem einheitlichen Schema ausformuliert:

• Was
• Warum
• Wie
• Erste Schritte

Das “Was” ist der vorher festgelegte Satz. Das “Warum” ist eine Beschreibung, warum dieses Ziel überhaupt wichtig ist. Das “Wie” ist eine kleine Liste von Indikatoren, die gegeben sein müssen, damit das Ziel als erreicht gelten kann. Und beim Schreiben ergeben sich meist schon Ideen dafür, wie Du in Bewegung kommst. Das sind die “Ersten Schritte”.

Was wichtig ist, ist es, diese Ziele noch einmal sacken zu lassen, bevor Du zum nächsten Teil übergehst. Manche erweisen sich dann doch nicht als so wichtig. Oder Dir fallen weitere Antworten auf das “Wie” ein.

Jahresplanung, Teil 3: Grobplanung

Die besten Ziele nützen überhaupt nichts, wenn Du keinen Plan hast, wie und wann Du daran arbeiten willst. Der dritte Teil des Prozesses besteht deshalb darin, genau das zu ändern. Er beginnt damit, sich einen Überblick zu verschaffen. Dein Kalender gibt Dir viele wichtige Hinweise: Urlaube, Ferienzeiten, Konferenzen, sonstige Termine – alles sollte vorher bekannt sein.

Dann geht es darum, eine Projektliste zu erstellen. Neben den offensichtlichen Projekten, die sich aus Deinen Zielen ergeben, kommen noch viele andere dazu: Regelmäßige Projekte aus Deinen Areas, andere Projekte, die Du schon lange machen wolltest oder Ideen aus entsprechenden Listen, die Du Dir für das Jahr vornehmen möchtest. Das Ergebnis ist eine riesige, ungeordnete Liste. Das gilt es nun zu ändern.

Bevor Du Ordnung hinein bringen kannst, empfehle ich Dir, die Projekte noch mit Details zu versehen:

• voraussichtlicher Aufwand
• Abhängigkeiten (andere, Datum/Zeitraum, etc.)
• Priorität
• daraus folgende Projekte

Mit diesen Details kommt nun Ordnung in das Chaos. Du kannst Deine Projektliste in eine sinnvolle Reihenfolge und Unterteilung bringen:

• Quartalsweise im ersten Schritt, monatsweise im zweiten
• nicht terminierbare Projekte in eigene Liste

Während Du das tust, werden sich wahrscheinlich weitere Erkenntnisse ergeben. Manche Projekte sind vielleicht doch nicht so wichtig. Diese kannst Du auf eine “später”-Liste werfen. Andere haben logische Folgeprojekte, die Du auch schon einplanen kannst.

Jahresplanung, Teil 4: Auslastung planen

Um Deinen Plan abschließen zu können, musst Du noch die Frage beantworten, ob das so passt. Dazu fehlt Dir noch Deine Auslastung pro Quartal und Monat. Neben den Projekten empfehle ich Dir, bekannte Routinen (bei mir z.B. Buchhaltung) pro Monat und Quartal grob zu überschlagen. Die Projekte und Routinen mit voraussichtlichem Aufwand kannst Du dann festhalten und die Auslastung berechnen.

Dabei ist klar, dass Du Dich irren wirst. Wenn Deine Auslastung aber recht homogen und nicht jetzt schon bei jenseits von 80 oder 100% ist, bist Du vermutlich auf dem richtigen Weg.

Ein kleiner Tipp, bevor Du das alles in einer entsprechend gegliederten Projektliste festhältst: Wichtig ist, wann ein Projekt beginnen muss. Dort sollte es auch stehen. Wenn Du den Abschluss als Maßgabe nimmst, läufst Du Gefahr, die Arbeit dahin falsch zu schätzen und zu spät zu beginnen.

Jahresplanung, Teil 5: Es actionable machen

Der letzte Schritt ist es, Deinen Plan in Aktion zu bringen. Die Projektliste sagt Dir etwas über Ziele und zugehörige Maßnahmen. Sie sagt auch etwas über Auslastung, Reihenfolge und andere Details. Dennoch ist sie eine Vogelperspektive.

Damit Du, Tag für Tag, an Deinen Zielen arbeiten kannst, gehören “Trigger” in Dein Aufgabenmanagement. Das ist ein längerer Prozess:

• Jedes Projekt, das terminiert ist, benötigt einen passenden Trigger (mindestens den ersten Schritt, passend eingeordnet, damit das Projekt im geplanten Zeitraum erfolgreich sein kann)
• Diesen ersten schritt hältst Du fest und ordnest ihn ein:
  • Langfristige Trigger (>1 Monat in der Zukunft)
    • Quartal
      • Monat
  • je näher die Zeit kommt, desto genauer wird die Planung
    • Diese Woche
    • Nächste Woche
    • Dieser Monat

Wie so etwas dann, im Ergebnis, aussehen kann, siehst Du hier:

Bekannte “Abwesenheitszeiten” sind als Information ebenfalls mit Dauer im jeweiligen Monat hinterlegt – also z. B. Ferienzeiten meiner Tochter mit entsprechender Dauer. So habe ich auch in meinem Aufgabenmanagement meine Auslastung komplett im Blick. Unplanbare Projekte, z. B. eine noch nicht terminierte Prüfung, habe ich mit Remindern in Quartale gepackt, um dann nochmal darüber nachzudenken. Wenn das Quartal beginnt, und auch im Rahmen meiner Wochenreviews, werde ich automatisch daran erinnert und kann dann erneut nachdenken. Vielleicht ist es mittlerweile planbar oder kann verworfen werden.

Ein wöchentliches Review und entsprechende Views sorgen dafür, dass ich jede Woche an den Dingen arbeite, die wichtig sind. Bei jedem Monatswechsel wandern Trigger von einem benannten Monat in “Dieser Monat” und werden darin nach “Diese Woche”, “Nächste Woche” oder dem Rest (“Dieser Monat”) einsortiert. Routinen sind nach Art und Weise als wiederholende Aufgaben hinterlegt und tauchen dementsprechend automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf.

Lessons learned

In diesem Jahresreview habe ich viel gelernt. Hier meine wichtigsten Lektionen:

• Ziele müssen formuliert sein, sie brauchen ein warum und ein wie – sonst weiß man nicht, wie man dahin kommen soll
• Ziele sind nicht gleichzusetzen mit Projekten; Projekte können Zielen dienen, oder nur für sich selbst relevant sein
• Ziele sollten sinnvollerweise nur zu kleinen Teilen aus klassischen Ergebnissen bestehen (“10.000€ zurücklegen”, “70 Tickets pro Monat bearbeiten”, etc.)
  • Denn: Erreichte Ziele können belastend sein, weil dann das nächste vor der Tür steht, man kommt nie an
  • Besser sind Ziele, die eine Verhaltensänderung beinhalten, die Ergebnisse folgen durch eine Verhaltensänderung und sind dann auch dauerhafter (“jeden Tag 5 Tickets in die Hand nehmen” führt praktisch automatisch zu guten Ergebnissen, ist aber kleiner, sichtbarer und einfacher)
• Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass man immer wieder, zu passender Zeit, Entscheidungen treffen kann -> Aber im Alltag ist ein Rahmen da, der die wichtigen Dinge bedient, nicht nur die dringenden, von denen ich auch jede Menge habe
• Routinen getrennt zu betrachten hilft dabei, den Fokus bei der Planung auf Zielen und Projekten zu haben
• Ehrlicher Umgang mit sich selbst:
  • Die Situation ist, wie sie ist – sie wird sich nicht ändern, außer Du änderst was
  • Langfristige Erfolge entstehen durch kleine Änderungen und dauern Zeit – schlechte Gewohnheiten fühlen sich kurzfristig gut an, bringen aber langfristig Nachteile
  • Flexibilität erfordert es, einen Plan zu haben – wer keinen hat, ist nicht flexibel, sondern ineffektiv, weil er oder sie niemals irgendwas erreichen kann
    • um einen Plan anpassen zu können, weil sich ein entscheidender Rahmen ändert, muss man erst mal einen Plan haben
• Ein System, das Trigger (eingehender Reiz, z. B. E-Mail) von Handlung/Entscheidung trennt, ist enorm hilfreich – wer auf alles, was von außen kommt, sofort reagiert, hat keinerlei Kontrolle und wird nicht effektiv sein

Ich hoffe, Du findest in diesem Beitrag einige hilfreiche Tipps. Fragen oder Anmerkungen kannst Du mir gerne als Kommentar hinterlassen!

Bildquelle: Andreas Hermsdorf  / pixelio.de