“Dieses Meeting hätte eigentliche eine E-Mail sein können“. Ein Klassiker. Ich glaube, zuletzt habe ich ihn bei Bernd Geropp gehört. Nun ist es so, dass viele Treffen unnötig sind. Wir kennen es alle. Ein Dutzend hochbezahlte Spezialisten sitzt zwei Stunden rum, und am Ende kann niemand genau sagen, was es eigentlich gebracht hat.
Dabei geht das auch anders. Denn Meetings sind durchaus sinnvoll. Wenn sie einfachen Grundsätzen folgen.
Die magische Zahl Eins
Alle Regeln, die ich für Meetings habe, haben etwas mit der Zahl “1” zu tun. Das ist natürlich ein wenig konstruiert, macht es aber leicht zu merken. Denn sie sind nichts schlechtes. Insbesondere persönliche, nicht via Zoom und Co. Sie erlauben, die Körpersprache bewusst und unbewusst wahrzunehmen. Sie erlauben Diskurs, und sie geben Raum für spontane Anpassung der Methoden. Nicht zuletzt trainieren sie die Fähigkeit des Moderators.
Gleichwohl haben alle Recht, die den einführenden Satz sagen. Viele Meetings sind komplett überflüssig und der Inhalt hätte auch eine Mail sein können. Es ist ein Arbeitstreffen. Als Informationskanal gibt es nur in Ausnahmefällen Gründe dafür, es in Form eines Treffens zu machen. Betriebsversammlungen zum Beispiel. Allerdings gehen diese meist von Information in Diskussion über.
Ein paar einfache Regeln für erfolgreiche Meetings
Das alles vorausgeschickt, hier nun meine “Einserregeln” für sinnvolle, produktive Meetings:
- Meetings sollten nie länger als 1 Stunde dauern (Ausnahme: Sonderereignisse wie Jahresplanung oder Betriebsversammlung)
- Meetings haben 1 Ziel, das vorher bekannt ist (als Notiz im Termin)
- Meetings haben 1 Moderator (in aller Regel derjenige, der einberuft)
- Meetings haben 1 Thema (denn gemischte Meetingthemen führen zu Chaos)
- Meetings haben 1 Protokollanten (dieser sollte nicht gleichzeitig der Moderator sein!) – Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Menschen nicht teilnehmen konnten.
- Meetings haben 1 Protokoll
Was einfach klingt, ist in der Realität oft schwierig. Dennoch möchte ich ein paar Anmerkungen zu diesem Vorschlag eines Regelwerks loswerden.
Rollen und Takeaways
Nur zu oft kommt es vor, dass die Rollen innerhalb von Meetings nicht klar sind. Deswegen habe ich es explizit aufgeführt. Jedes Meeting braucht einen Moderator/in. Seine/Ihre Aufgabe ist es, die Zielerreichung sicherzustellen. Dazu braucht es natürlich auch ein entsprechendes Ziel.
Ebenso braucht es, aus meiner Sicht, jemanden, der die Ergebnisse protokolliert. Achtung, ich meine damit Ergebnisse! Es gibt jede Menge schöner Protokoll-Vorlagen im Internet, die zumeist genau das deutlich machen. Was wer wann gesagt hat, ist Teil der Arbeit innerhalb des Meetings. Das Ergebnis kommt ins Protokoll – und idealerweise mit nächsten Schritten und klaren Verantwortlichkeiten.
Protokoll und Moderation zu trennen ist ein wichtiger Grundsatz, der Fokus auf die jeweilige Rolle erlaubt.
Schweigen ist Zustimmung
Unter der Annahme, dass Du keine unnötigen Meetings einberufst, hat das eine Folge. Die Menschen, die dann darin sitzen, sitzen aus gutem Grund da. Es ist ein Arbeitstreffen, das ein bestimmtes Ergebnis bringen soll. Wer darin sitzt und schweigt, ist möglicherweise falsch. Das kann viele Gründe haben, aber der einfachste Weg damit umzugehen, kommt von “Robert’s Rules of Order“: Wer schweigt, stimmt zu.
Diese Regel soll sicherstellen, dass Ergebnisse umgesetzt werden, ohne nachträgliche Opposition. Ich halte sie für sehr wertvoll.
Die Rollen zu lernen erfordert Feedback
Ein guter Moderator braucht Übung. Damit er diese bekommt, benötigt er oder sie Feedback. Das ist der Punkt an dem ein Mentor hilfreich sein kann. Die schlichte Beobachtung des Mentees in der Moderatorenrolle ist für einen Menschen, der inhaltlich nicht am Meeting beteiligt ist, viel einfacher. Im besten Fall gibt diese Person dann ein Feedback und hilft bei der Vorbereitung des nächsten Meetings. Gute Vorbereitung ist die sprichwörtliche “halbe Miete”.
Damit reicht es dann auch für heute, viel Spaß in Deinem nächsten Meeting!
